Case Study

Jira im Immobilienmanagement – Die Maierei

Seit über 17 Jahren sorgt der Meisterbetrieb von Christian Maier aus Graz für die Pflege und Instandhaltung von Immobilien – und nun, nachdem wir bei der Einführung von Jira geholfen haben, läuft die Arbeit im Betrieb reibungsärmer denn je.
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Über den Kunden
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Wer ist die Maierei?

Christian Maiers Meisterbetrieb „Die Maierei“ wurde 2007 in Graz gegründet und bietet seitdem ein breites Spektrum an Leistungen für die Pflege und den Erhalt von Immobilien an. Hausverwaltungen und Privatkunden setzen auf das Unternehmen, wenn es um die Renovierungen von Wohnungen geht. Egal, ob Bad oder Küche saniert, Fenster und Türen repariert, Wände ausgebessert oder Böden geschliffen werden sollen – „Die Maierei“ sorgt für den kompetenten Sanierungs- und Innenausbau. Außerdem unterstützt sie bei der Abstimmung mit Fachleuten für Heizung und Elektrik.

Branche

Handwerk

Hauptsitz

Graz
Gründungsjahr
2007

Das Projekt auf einen Blick

Projektüberblick

Mit einer steigenden Anzahl an Aufträgen wachsen die Anforderungen an die Planung und Organisation. So erging es auch Christian Maiers Betrieb „Die Maierei“. Durch Jira arbeitet das Team jetzt effizienter – dank strukturierter Planung und Zeitersparnis.

Die Ausgangslage

Von Anfragen der Hausverwaltungen per E-Mail über die Organisation von Besichtigungsterminen für Wohnungen bis zu Baustellen, die fotografisch dokumentiert werden – all diese Prozesse und Daten wurde zuvor in Excel abgebildet, was den Überblick über die Zeit- und Personalplanung zu einer großen Herausforderung machte.

Der Projektumfang

Das Projekt für den Handwerksbetrieb "Die Maierei" wurde mit Jira umgesetzt. Dabei wurden Prozesse und Aufgaben durch Workflows genau definiert, von Anfang bis zum Ende digital abgebildet und mit dem Kalender synchronisiert.

Das Ergebnis

Heute wird jeder Auftrag im System erfasst, alle Aufträge sind in einem übersichtlichen Dashboard dargestellt und werden den einzelnen Mitarbeitern für die Erledigung zugewiesen. Anhänge wie Fotos und zusätzliche Informationen können einfach hinzugefügt werden – und gehen nicht mehr im Excel-Chaos unter.

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Die passende Lösung zu jedem Prozess

„Die Maierei“ arbeitet mit großen Datenmengen, die es zu erfassen und zuzuordnen gilt, um die notwendigen Angebote anzulegen und Materialien zu bestellen. Zur Steigerung der Produktivität und Effizienz wurden in Jira Workflows für die Prozesse und Aufgaben des Unternehmens definiert.

Projektablauf

Wie lief das Projekt ab?

Geschäftskritische Daten wurden bei „Die Maierei“ zuvor in Excel sortiert, doch das erschwerte den Überblick über die Zeit- und Personalplanung. So entstand eine unsystematisches Nebeneinander von Notizen, das die Aufgaben- und Projektverwaltung ineffizient, intransparent und aufwendig machte.

In einem ersten Schritt suchte Unternehmensgründer Christian Maier nach einer Alternative Excel. Sein Ziel dabei: alle Aufträge und Arbeiten schnell und einfach dokumentieren, Notizen und Fotos direkt zuordnen und das Ganze mit dem Kalender verknüpfen zu können. Doch das Ausprobieren und Anpassen unterschiedlicher Software-Lösungen erwies sich als umständlich und zeitaufwändig. Es fehlte an einem Partner, der verstand, wie der Prozessablauf von „Die Maierei“ digital am besten unterstützt werden konnte.
In Gesprächen mit Christian Maier wurden die Bedürfnisse des Teams aufgenommen. Mithilfe eines Demo-Systems wurden die Einsatzmöglichkeiten der Software vorgestellt und die ersten Strukturen für die Jira-Instanz erarbeitet. Er erinnert sich: „Am Anfang waren die Abläufe etwas ungewohnt, und es erfordert auch, dass man Arbeit hineinsteckt. Aber es lohnt sich, die eigenen Betriebsprozesse zu hinterfragen. Außerdem erhielten wir rund zwei Tage nach dem Erstgespräch eine für unseren Betrieb maßgeschneiderte digitale Lösung, mit der wir gut arbeiten können“.
Der Schwerpunkt des Jira-Projekts für „Die Maierei“ lag auf der Integration mit dem Outlook-Kalender, über den die Aufträge abgewickelt werden. Jeder Auftrag wird nun im System erfasst – egal ob unterwegs mit der App oder im Büro. „Kein Auftrag wird übersehen, der aktuelle Stand mit allen Ressourcen – ob Mitarbeiter oder Material – ist auf einen Blick erkennbar. Ich kann jetzt viel strukturierter planen und ersparte mir dadurch Zeit und überflüssige Wege“, freut sich Christian Maier.

Kein Auftrag geht unter, die aktuellen Stände und alle Ressourcen sind auf einen Blick sichtbar. Ich kann jetzt viel strukturierter planen und spare mir dadurch Zeit und überflüssige Wege.

Christian Maier
Geschäftsführer

Transparenzhinweis

Ursprünglich wurde das Projekt von der Collabri GmbH durchgeführt, bevor sie sich mit der Seibert Solutions GmbH zusammengeschlossen hat. Wenn du mehr über die Fusion erfahren willst, findest du hier weitere Infos.
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