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Mit Automatisierungsregeln in Confluence wertvolle Zeit sparen

Was die Automatisierung in Confluence kann und welche Regeln wirklich helfen

18. June 2024

Wie du mithilfe cleverer Automatisierungsregeln in Atlassian Confluence ganz einfach Zeit für wichtige Aufgaben sparen kannst – wir zeigen es dir.
Mit Automatisierungsregeln in Confluence wertvolle Zeit sparen

19 Arbeitstage. Das ist fast ein ganzer Monat im Büro. 152 Personenstunden, um jede Menge werthaltiger Arbeit zu erledigen. Was du in dieser Zeit alles schaffen, bewegen und lernen könntest! Alternativ wären 19 Tage natürlich auch ein stattliches Polster für einen ausgedehnten Urlaub von knapp vier Wochen.

Doch was tun wir stattdessen? Wir plagen uns mit repetitiven oder administrativen Tätigkeiten herum, die eigentlich nur lästig sind und uns von den wirklich sinnvollen Dingen abhalten – zum Beispiel von produktiver Arbeit und der Schaffung von Kundennutzen.

19 Arbeitstage im Jahr verbringen durchschnittliche Knowledge Worker mit der Bearbeitung von Aufgaben, die automatisiert werden könnten. Das sagt jedenfalls eine Studie von SnapLogic. Ist das die Realität deines Teams?

Die gute Nachricht lautet, dass wir im Jahr 2024 leben – also in einer Zeit, in der du viele ungeliebte Tätigkeiten an Bots und Automatisierungstechnologien delegieren kannst. Und die Automatisierung von Prozessen und Aufgaben entlastet nicht nur dich selbst. Sie erhöht die Effizienz und die Qualität der Arbeit in deiner gesamten Organisation. Wenn die Aufgabe einer Person automatisiert wird (und diese ihren Fokus stattdessen auf andere, wichtige To-dos richten kann), bedeutet das, dass andere Teammitglieder, die an einer davon abhängigen Arbeit sitzen, nicht warten oder gar dauernd nachhaken müssen. Ein Flaschenhals wird beseitigt.

Die Automatisierungen in Atlassian Confluence sind ein solches Werkzeug, das deinem Team den Arbeitstag erleichtert – und das das Zeug hat, den eingangs bezifferten Aufwand deutlich zu verringern. Schauen wir uns die Funktionsweisen und Möglichkeiten doch mal an!

 

Automatisierungen und wofür du sie nutzen kannst

Eine Automatisierung in Confluence ist ein Prozess, der auf einer Regel basiert, die selbstständig eine Aktion auslöst, sobald ein bestimmtes Kriterium gegeben ist. Nehmen wir an, du aktualisierst eine Seite in einer Wissensbasis; anschließend soll dein Team die Änderungen kritisch prüfen. Statt nun den Link mit der Bitte um Durchsicht manuell in den Gruppenchat des Teams zu posten, übernimmt Confluence diese Aufgabe, sobald du die Seite gespeichert hast. Das ist eine kleine Erleichterung, die dir vielleicht zwei Minuten Arbeit spart – aber viele solcher kleinen Erleichterungen über dein Team hinweg summieren sich schnell zu einem beträchtlichen Zeitbudget.

Und nicht nur das: Automatisierungen in Confluence helfen dir, die Fehleranfälligkeit zu reduzieren, den Content-Lebenszyklus besser zu managen und Prozesse zu verschlanken. Die Confluence-Automatisierung kann nicht nur eigenständig Chat-Benachrichtigungen formulieren und verschicken. Sie hilft deinem Team außerdem, Confluence-Bereiche aufgeräumt, relevant und aktuell zu halten. So ist es beispielsweise möglich, veraltete Inhalte automatisch zu archivieren oder neue Seiten in den korrekten Bereichen abzulegen. Zudem unterstützen Automatisierungen dein Team dabei, Bereiche präzise zu operationalisieren: Wenn du einen Space erstellst, sorgt Confluence auf Basis einer Vorlage dafür, dass dieser Bereich mit den nötigen Seiten, Tasks und Details ausgestattet ist.

Das Beste an der Confluence-Automatisierung ist jedoch, dass du das System auf die spezifischen Situationen und Bedürfnisse deines Teams und deiner Organisation anpassen kannst. Du hast nämlich die Möglichkeit, selbst Automatisierungsregeln zu erstellen, um nahezu beliebige Use-Cases zu unterstützen.

 

Automatisierungsregeln, die deinem Team wirklich helfen

Um eigene Regeln zu bauen, benötigst du keine Programmierkenntnisse, sondern musst lediglich verstehen, wie deine Ziele und die Resultate zusammenhängen. Dann ist es bloß eine Frage der Übung, bis dir auch komplexere Automatisierungen leicht von der Hand gehen. Am besten startest du mit einfachen Dingen und arbeitest dich allmählich in komplexere Sphären vor.

Automatisierungsregeln haben das Ziel, Abläufe zu entschlacken und manuelle Arbeiten zu reduzieren. Hier sind ein paar Beispiele für gebräuchliche Regeln mit Beispielen:

  • Task-Zuweisung: Eine neue Aufgabe wird je nach Verfügbarkeit und Expertise zugewiesen.
  • Workflow-Trigger: Sobald ein Projektteilschritt fertig gestellt ist, wird der Status auf die nächste Phase angepasst.
  • Terminerinnerungen: Teammitglieder erhalten Benachrichtigungen, wenn eine Deadline ansteht.
  • Statusaktualisierungen: Wenn alle zugehörigen Tasks erledigt sind, wird ein Meilenstein als erfüllt markiert.
  • Dateneingabe und -transfer: Nach einem All-Hands-Meeting wird ein Wissensbasis-Artikel aktualisiert.
  • Konditionale Benachrichtigungen: Eine verantwortliche Person erhält einen Alarm, wenn eine Aufgabe überfällig ist.
  • Generierung von Berichten: Das Team setzt eine monatliche Kadenz für automatisierte KPI-Reports.
  • Eskalationsprozess: Wurde eine Aufgabe nicht innerhalb eines bestimmten Zeitfensters bearbeitet, wird die Priorität heraufgesetzt.

Es gibt zwei Arten, Confluence-Automatisierungsregeln aufzusetzen.

 

So legst du eigene Regeln in Confluence an

Mit dem richtigen Werkzeug und dem richtigen Plan braucht es wie erwähnt keine Code-Erfahrung, um Automatisierungsregeln zu implementieren. Der Automation Rule Builder eröffnet dir einen nutzerfreundlichen Weg, um Automatisierungen zu erstellen und zu editieren. Wenn du eine Regel baust, kannst du ihre Komponenten per Drag & Drop in die unterschiedlichen Zweige des Regel-Flows einbinden. So kannst du ganz einfach neue Bedingungen testen und konfigurieren, um herauszufinden, was am besten funktioniert.

Eine Regel erfordert mindestens zwei Faktoren: einen Trigger und eine Aktion. Der Trigger löst die Regel aus, die Aktion beschreibt das, was die Regel tun soll.
(Bei komplexeren Regeln kannst du außerdem mit Bedingungen und Zweigen arbeiten.)

Nahmen wir an, in deiner Automatisierungsregel soll es um die Deadlines deines Teams gehen, die im Wochenverlauf anstehen: Du möchtest, dass die Teammitglieder automatisch an die nahenden Termine erinnert werden.

Um die Automatisierung aufzusetzen, nutzt du das Automation-Tab in den Bereichseinstellungen. Dort verwendest du entweder eine Vorlage oder baust eine ganz neue Regel. Der spezifische Trigger ist in diesem Fall ein wiederkehrender Zeitpunkt Anfang der Woche, also wählst du als Auslöser “every Monday” aus. Die Aktion, die ausgeführt werden soll, ist zweigeteilt: Finde alle Aufgaben, die innerhalb der nächsten fünf Tage fällig sind, und sende den Usern, denen die Tasks zugewiesen sind, jeweils eine Erinnerungs-E-Mail.

confluence automatisierung

Zusammengesetzt würde deine Regel also wie folgt lauten: “Finde jeden Montag alle Aufgaben, die innerhalb der nächsten fünf Tage fällig sind, und sende den Verantwortlichen Erinnerungs-E-Mails.”

Alternativ kannst du eine Regel auch erstellen, indem du dir die Möglichkeiten von Atlassian Intelligence zunutze machst. Du beschreibst der KI einfach in natürlicher Sprache, was du automatisieren willst – und sie legt die entsprechende Regel für dich an. Das manuelle Jonglieren und Herumprobieren mit Regelelementen entfällt. (In Atlassians Support-Bereich gibt es Details zur Verwendung von Atlassian Intelligence für Automatisierungen.)

 

Best Practices für die Erstellung von Regeln

Nachdem du deine gewünschten Regeln eingerichtet und sichergestellt hast, dass sie konsistent funktionieren, möchtest du sie möglicherweise effizient organisieren und die verknüpften Prozesse vereinheitlichen. Dann hilft dir ein strategisches Regel-Management dabei, die Automatisierung der Arbeit noch weiter zu vereinfachen.

Regeln gruppieren: Du hast die Option, deine Regeln thematisch zu gruppieren, damit sie sich filtern und schneller auffinden lassen. Dafür solltest du Begriffe nutzen, die logisch und einfach zu merken sind. Eine Regel zur automatischen Erstellung eines bestimmten Berichts könntest du beispielsweise unter “Reports” organisieren.

Owner zuweisen: Owner sind die Personen, die für die Implementierung und Pflege von Regeln verantwortlich sind. Sie sind auch die ersten Anlaufstellen für Tipps und Erklärungen zur Nutzung. In Confluence werden für alle Regeln die entsprechenden Owner angezeigt. Außerdem siehst du die Bereiche, in denen sie aktiv sind.

Regelmäßige Auditierung: Es ist empfehlenswert, Regeln genau zu beobachten und zu analysieren, wie sie performen, um zu entscheiden, ob sie beibehalten, editiert oder deaktiviert werden sollten. Es kommt auf eine gute Balance an: Hat dein Team zu wenige Regeln, verschenkt es wertvolle Automatisierungspotenziale; zu viele Regeln können wiederum Verwirrung und Unsicherheit stiften, sodass manche Leute ganz auf die Nutzung verzichten oder ihre eigenen, fehleranfälligen Regeln erstellen.
Confluence bietet ein Audit-Log, mit dem du die Regeln im Blick behalten kannst. Darin siehst du, wann eine Regel ausgeführt wurde, ob sie erfolgreich durchgelaufen ist oder ob es Fehler gegeben hat. Dabei geben die zugehörigen Fehlermeldungen Hinweise auf die Ursachen, sodass sie als Basis für die Problemlösung dienen können.

Vorlagen nutzen: Vorlagen sparen Zeit und helfen sicherzustellen, dass deine Regeln effektiv und wie vorgesehen funktionieren. Dabei hast du die Wahl, selbst individuelle Vorlagen anzulegen oder die von Confluence mitgelieferten Templates zu nutzen. Hier gibt es seit kurzem vier neue Vorlagenkategorien für Automatisierungen:

  • Organize – Organisation von Inhalten in Confluence
  • Cross-Product – Automatisierungen für die produktübergreifende Kommunikation
  • Collaborate – Regeln für die Verbesserung der Teamzusammenarbeit
  • Notify – Vorlagen für den automatischen Versand von Benachrichtigungen

Möchtest du tiefer in die Welt der Automatisierung einsteigen? Glücklicherweise musst du dir nicht alles selbst erarbeiten, sondern kannst von den Erfahrungen profitieren, die andere Teams vor dir gemacht haben. Hier sind ein paar bewährte Praxistipps:

  • Sei spezifisch: Durchdenke mögliche Szenarien und definiere Bedingungen, damit automatisierte Prozesse nicht zu oft ablaufen und letztlich sogar zusätzliche Arbeit verursachen.
  • Verwende dynamische Variablen: Mit Smart Values kannst du Regeln bauen, die sich einfach skalieren lassen und über Teams, Daten und Inhalte hinweg verwendet werden können.
  • Nutze korrekte Syntax: Falls du bei deinen Regeln mit Queries und Smart Values arbeiten willst, bietet dir die Dokumentation eine umfangreiche Hilfestellung.
  • Teste deine Regeln: Nach der Veröffentlichung solltest du deine Regeln manuell verifizieren. Du kannst Regeln auch in deiner Sandbox konfigurieren, bevor du sie live stellst.

 

Dein Partner für Atlassian Confluence

Die richtigen Automatisierungen für die unikalen Use-Cases deines Teams machen die Arbeit in Confluence effizienter und weniger fehleranfällig – in der Summe helfen sie dir, einen Teil jener 19 Arbeitstage zurückzugewinnen, die du bestimmt sinnvoller ausfüllen kannst als mit lästiger repetitiver Kleinarbeit.

Möchtest du mehr über Confluence-Automatisierungen erfahren? Dann melde dich bei uns! Die Fachleute unseres Atlassian-Teams freuen sich darauf, mit dir über die Anwendungsfälle und Bedürfnisse deines Teams ins Gespräch zu kommen: Vereinbare gerne einen unverbindlichen Beratungstermin mit uns.

 

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