“Wo finde ich eigentlich die Dokumentation zu dem Projekt?” oder “Wer kann mir denn mehr dazu sagen?”– das sind Klassiker aus dem Arbeitsalltag. Denn nicht selten bist du darauf angewiesen, zusätzliche Informationen zu erhalten oder dir neues Wissen anzueignen, um deine Aufgaben wirklich gut erfüllen zu können. Bei der Wissensweitergabe in deinem Unternehmen gibt es aber einige Defizite; du sitzt sprichwörtlich auf dem Trockenen und benötigst (zu) viel Zeit, um benötigte Infos zusammenzusuchen. Zeit, die du eigentlich produktiv nutzen könntest. Das geht doch besser, oder?
Dieser Blogartikel zeigt dir, welche Schwierigkeiten es beim Wissenstransfer und dem Austausch von Informationen gibt und wie dir ein Social Intranet mit Integration in Confluence dabei hilft, Ordnung in das gesammelte Know-how deines Unternehmens zu bringen.
Vom Wissen der Einzelnen zur Stärke des gesamten Teams
Auch wenn es einigen Mitarbeitenden ebenso wie Führungskräften nicht bewusst ist: Das gesammelte Fachwissen innerhalb eines Unternehmens ist mindestens genauso wertvoll wie teure Hardware oder die neuesten Software-Lösungen. Wissen ist ein Katalysator für Innovationen und Optimierungen, es kann weitergegeben und so quasi vervielfältigt werden.
Damit es allerdings auch gewinnbringend eingesetzt werden kann, kommt es darauf an, dass du in deinem Unternehmen aktives Wissensmanagement betreibst und Informationen für alle Mitarbeitenden zugänglich sind. Entscheidend ist eine Firmenkultur, in der gegenseitiger Austausch wertgeschätzt und gefördert wird. Durch die Dokumentation von Projekten, Prozessen und Meetings entsteht Transparenz – so erweitern deine Mitarbeitenden ihren Horizont, können jederzeit dazulernen und weiter wachsen. Ein Gewinn für den Einzelnen und das Unternehmen!
Herausforderungen im Wissensmanagement
Bevor die vorhandenen Kenntnisse und Informationen in deinem Unternehmen allerdings bestmöglich genutzt werden können, gibt es noch die eine oder andere Hürde zu bewältigen. In modernen Unternehmen ist es nicht so einfach, alle Kolleg*innen für einen Austausch an einem Ort zu versammeln, egal ob für ein Meeting oder informell in der Kaffeeküche. Hybride Arbeitsmodelle sind längst Normalität geworden: Teams müssen nicht mehr zwangsläufig am selben Unternehmensstandort angesiedelt sein und deine Kolleg*innen leben und arbeiten daher vielleicht sogar in einer anderen Zeitzone.
Für gute Zusammenarbeit ist es also essenziell, gesammeltes Wissen an einem zentralen Ort immer und überall für alle zugänglich zu machen. Das verhindert außerdem, dass Einzelpersonen oder gar ganze Teams wichtiges Expertenwissen oder Neuigkeiten zurückhalten und Wissenssilos entstehen. Wissen und Informationen haben nur dann einen Mehrwert, wenn sie auch geteilt und genutzt werden. Wird das gesammelte Know-how deiner Mitarbeitenden nicht festgehalten und zugänglich gemacht, besteht die Gefahr, dass es bei Personalwechseln zu enormem Wissensverlust kommt – mit entsprechend negativen Auswirkungen auf neue Mitarbeitende und deren Einarbeitung.
Eine Plattform für Expertenwissen und Neuigkeiten
Wie kannst du nun all diese Herausforderungen meistern und verhindern, dass in deinem Unternehmen wertvolles Wissen verloren geht? Ein Social Intranet mit einer Integration in Confluence bietet dir eine Plattform und ist eine ideale Zugangsstelle für Wissen, Infos und Austausch. Es ist ein Ort, an dem Wissen und Informationen unkompliziert zusammengetragen, gespeichert und geteilt werden können. Alle Teammitglieder und Mitarbeiter*innen haben Zugriff – jederzeit und unabhängig davon, wo sie sich aufhalten. Eine Social-Intranet-Lösung in Confluence bietet dir vielfältige Vorteile.
Zentraler Zugang zu Informationen
Statt verstreute Dokumente auf den unterschiedlichsten Plattformen, in E-Mail-Anhängen, Chats oder auf lokalen Datenträgern zusammensuchen zu müssen, finden deine Mitarbeitenden für sie relevantes Wissen direkt griffbereit an einem Ort – immer verfügbar und überall abrufbar. Du kannst störende Suchzeiten auf ein Minimum reduzieren und bei Bedarf auf eine leistungsfähige Suche zurückgreifen. Darüber hinaus kannst du sicherstellen, dass alle Kolleg*innen die aktuellsten Informationen und Workflows im Blick haben: Das verhindert Missverständnisse und Fehler.
Wissensaustausch wird aktiv gefördert
Ein Social Intranet ermöglicht eine interaktive und kollaborative Arbeitsweise. Wissen wird nicht nur einfach konsumiert, sondern aktiv geteilt – durch Dokumentationen, Best Practices, Wikis, den Newsfeed oder Diskussionen. Das stärkt nicht nur die Zusammenarbeit in deinem Unternehmen, es fördert auch das Innovationspotenzial: Im offenen Austausch entstehen schneller neue Ideen, die noch dazu besser umgesetzt werden können. Besonders wertvoll ist das, wenn dein Team standortübergreifend oder remote arbeitet. Auf diese Weise könnt ihr euch – unabhängig von Zeit und Ort – vernetzen und gegenseitig unterstützen.
Entlastung der Mitarbeitenden
Vielleicht kennst du diese frustrierende Situation, dass du immer wieder die gleichen Fragen beantworten oder zeitaufwändig Informationen für Kolleg*innen heraussuchen musst. Mit einer zentralen Wissensplattform entfallen solche Kontextwechsel und du kannst dich konzentriert deiner Arbeit widmen. Standardisierte Prozesse, Anleitungen und FAQs können an einem Ort hinterlegt und jederzeit aktualisiert werden, sodass alle Mitarbeitenden immer Zugriff auf relevantes Wissen und Informationen haben. Dadurch werden nicht nur einzelne Personen entlastet, sondern auch die gesamte interne Kommunikation effizienter gestaltet.
Wissen bleibt erhalten
Verlassen Kolleg*innen dein Unternehmen oder wechseln in eine neue Rolle, führt das oft zu Wissensverlust. Auch diesem Problem kannst du durch die Nutzung eines Social Intranets mit Confluence-Integration entgegenwirken. Durch eine Kultur des Wissensaustauschs und konsequenter Dokumentation von Best Practices, Workflows und gesammeltem Know-how sinkt das Risiko, dass Informationen dauerhaft verloren gehen. Das verfügbare Fachwissen ist nicht nur in den Köpfen einzelner Personen oder in spezifischen Teams vorhanden, sondern kann über eine zentrale Stelle abgerufen und weitergegeben werden, etwa an deine neuen Mitarbeitenden.
Einfachere Einarbeitung von neuen Kolleg*innen
Wer eine neue Stelle antritt, muss sich oft schnell in eine große Menge an neuem Wissen, Abläufen und Aufgaben einfinden. Das ist gar nicht so einfach. Mit einer zentralen Anlaufstelle für relevante Informationen kannst du das Onboarding deiner neuen Kolleg*innen allerdings erheblich unterstützen. Ein Social Intranet bildet in Kombination mit Confluence das perfekte Paar, um alle notwendigen Informationen schnell und unkompliziert bereitzustellen. Deine neuen Teammitglieder können auf Dokumentationen, Schulungsmaterialien und Erfahrungsberichte zugreifen und sich eigenständig einarbeiten. Außerdem wird der Austausch mit den bestehenden Kolleg*innen gefördert und die Integration ins Team ermöglicht. All das hilft dabei, die Einarbeitungszeit deutlich zu reduzieren und sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende besser in ihrem Job ankommen.
Immer gut informiert – mit Mantra
Mantra, das Social Intranet für Confluence, eröffnet dir all diese Vorteile und räumt dir zugleich die Hürden des Wissensmanagements erfolgreich aus dem Weg. Mantra erweitert Confluence um eine moderne, interaktive und benutzerfreundliche Social-Intranet-Funktionalität, die den Wissensaustausch in deinem Unternehmen auf das nächste Level hebt. Die Kombination aus Mantra und Confluence ermöglicht dir eine nahtlose Zusammenarbeit, denn Wissen wird nicht mehr nur dokumentiert, sondern auch aktiv geteilt und diskutiert.
Mantra bietet dir und deinem Team einen zentralen Zugangspunkt zu Fachwissen, Best Practices, Schulungsmaterial und relevanten Neuigkeiten. Mit individuellen Newsfeeds, personalisierten Dashboards und einer optimierten Benutzeroberfläche sorgt Mantra dafür, dass Know-how und relevante Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden – bei dir! Und das alles ganz ohne endloses Suchen. Die mobile Unterstützung ermöglicht es deinem Team außerdem, immer und überall auf dem Laufenden zu bleiben.
Wissensmanagement war noch nie so einfach und intuitiv wie mit Mantra, dem Social Intranet für Confluence. Egal ob du den Zugang zu Informationen vereinfachen, den internen Austausch verbessern oder Wissensverlust vorbeugen willst: Überzeuge dich selbst von den Möglichkeiten, die dir Mantra bietet. Du kannst entweder einen Termin mit unserem Team vereinbaren oder dir Mantra direkt in deine Confluence-Instanz herunterladen und kostenlos ausprobieren – zünde den Turbo für besseres Wissenmanagement.
