Von der digitalen Litfaßsäule zum kommunikativen Netzwerk
Wie haben klassische Intranets funktioniert? Ganz klar: Eingleisig! Der Kommunikationsfachmann Frank Hamm hat das traditionelle Intranet einmal anschaulich als eine Art Litfaßsäule beschrieben: Das Management beziehungsweise die Unternehmenskommunikation veröffentlicht Inhalte; alle anderen gehen daran vorbei und schauen hin (oder auch nicht).
In einem modernen Social Intranet ist die Lage anders – jedenfalls sollte es so sein. Wie sieht ein lebendiges, verbindendes, erfolgreiches Intranet unserer Zeit aus?
Ungefähr so: Die Unternehmensführung und die interne Kommunikation teilen auch heute noch die aus ihrer Sicht relevanten Inhalte. Doch Content kommt außerdem aus vielen anderen Ecken der Organisation: Teams posten Updates zu ihren Projekten und Produkten; die Leute stellen Ideen oder Vorschläge zur Debatte und geben Feedback, teilen interessante Links und Inhalte, machen auf Veranstaltungen aufmerksam, reagieren auf die Management-News. E; es gibt eine Vielzahl von Kommentaren, Likes und Reactions – und; auf organische Weise entstehen kommunikative Netzwerke und fruchtbare, kritische Diskussionen, aus denen sich nützliche, differenzierte Erkenntnisse ergeben. Die Kommunikation erfolgt sowohl top-down als auch bottom-up.
Kurz: Das Intranet brummt; es ist einerseits für die Unternehmensführung nützlich und andererseits für die User relevant. Ein auf diese Weise genutztes System stiftet organisationsweit Nutzen und Wert, und das ist es schließlich, was eine solche Plattform erreichen soll, nicht wahr?
Dass sich deine Intranet-Plattform so entwickelt, hängt von einer Reihe von Aspekten ab. Eine dieser zentralen Voraussetzungen besteht darin, dass es für die User so einfach wie möglich ist, Intranet-Inhalte, Beiträge und Kommentare zu erstellen.
Der Editor des Intranets kann hier als leuchtender Erfolgsfaktor fungieren – oder die Party wirksam verderben, bevor sie richtig begonnen hat.
Die Historie des Editors
Damals, in den Tagen des Intranet 1.0, war die Ausgestaltung des Features “Editor” im Grunde egal. Umständliche Bedienung? Überholte Technik? Rudimentäre Funktionen, teils auf bloßen Text beschränkt oder einen bestimmten Auszeichnungs- oder Markup-Code erfordernd? Lange Reaktionszeiten? Die paar Leute in der Unternehmenskommunikation, die mit dem Tool arbeiten mussten, bissen halt in den sauren Apfel und gaben ihr Bestes, um möglichst viel aus dem Feature herauszuholen. Schließlich war das ihre originäre Aufgabe.
Längst weht jedoch ein anderer Wind: In einem modernen Social Intranet gibt es quasi keine originären Aufgaben, denn es lebt von der freiwilligen Partizipation. Bei einem Intranet für die Anforderungen der modernen Arbeitswelt geht es nicht um Top-down-Kommunikation an einer digitalen Litfaßsäule, sondern um Kollaboration, User-Zentrierung, netzwerkorientierte, team- und standortübergreifende Kommunikation.
Und vor diesem Hintergrund kommt der Usability des Systems und seines Editors – anders als früher — eine überragende Bedeutung zu. Warum? Ganz einfach: Die meisten User deines Intranets haben keinen Technologie-Hintergrund. Und es liegt in der Natur des Menschen, keine hohen Hürden zu überspringen, wenn es nicht sein muss.
Modernes Intranet ist ein Kommunikationsprojekt
Während das Intranet 1.0 häufig aus technischer bzw. IT-Perspektive heraus entstanden ist und auch als technisches Projekt verstanden wurde, ist die Einführung oder der Relaunch eines Social Intranets ein Kommunikationsprojekt. Es soll in der gesamten Organisation und über alle Teams hinweg Wert stiften und Nutzen entfalten.
Diese Unterscheidung hat Konsequenzen. Ein Editor, der etwas schwieriger zu bedienen ist und womöglich ein wenig technisches Vorwissen bedingt, ist für die meisten Teammitglieder in deinen Admin- und Entwicklungsteams vermutlich kein Drama. Dies sind nicht die Usergruppen, deren Intranet-Partizipation vom Editor abhängt; hier sind andere Faktoren eher ausschlaggebend, etwa die individuelle Relevanz.
Du möchtest allerdings auch die Businessteams gewinnen; du willst auch die Leute, die kein technisches Know-how mitbringen (und die umständliche Software hassen), davon überzeugen, dass das Intranet für sie wertvoll sein wird, richtig? Für sie ist die Editierfunktion wiederum ein entscheidendes Kriterium.
Ein weiteres anstrengendes Tool? Ohne mich!
Die Teammitglieder wollen drauflos schreiben und ihre Gedanken, Ideen oder Rückmeldungen loswerden. Wenn das nicht ohne Weiteres möglich ist, lassen sie es schlicht sein. Dann nutzen sie andere Kanäle und Methoden, um sich auszutauschen – im schlimmsten Fall solche, die ein modernes Intranet überwinden will: Meetings, E-Mails.
Eine gute Software muss die Dinge, die die Leute tun möchten, intuitiv, schnell und einfach ermöglichen, ohne große Lernkurve, ohne Umwege. Nicht viele Menschen nehmen sich heute die Zeit, sich in eine komplizierte Funktion einzuarbeiten, sofern sie keinen Leidensdruck oder Zwang verspüren. Sie wollen ihre Arbeit tun, und zwar schnell, mit möglichst wenig Aufwand und am liebsten mit ein bisschen Spaß dabei. Komplizierte Features sind das Gegenteil davon.
In einem durchschnittlichen Unternehmen mit 2.000 oder mehr Beschäftigten sind laut einer aktuellen Studie rund 230 Software-Tools im Einsatz. Wie viele gibt es allein in deinem Team? Und wie viele davon haben ihre Tücken und Usability-Herausforderungen, benötigen Einarbeitung und Vorerfahrungen? Letztlich haben die Leute bereits genug (teils recht komplizierte) Tools, die sie tatsächlich nutzen müssen, um ihre Arbeit zu erledigen. Sie werden sich nicht noch ein weiteres aufhalsen, wenn es nicht zwingend erforderlich ist.
Deshalb muss der Intranet-Editor ein reibungsloses, intuitives Nutzungserlebnis bieten, das technisch wenig affine User nicht vor Hindernisse stellt, sondern es ihnen ermöglicht, unkompliziert das zu tun, was sie gerade tun wollen: eine Nachricht erstellen, ein Posting absetzen, einen Kommentar abgeben.
Verbinden sie die Intranet-Nutzung dagegen mit Barrieren und Unsicherheit, werden sie vor der Partizipation zurückschrecken – und es später vermutlich auch nicht auf neue Versuche ankommen lassen: Es gibt nun mal keine zweite Chance, einen guten ersten Eindruck zu machen.
Per Klick zum komfortablen Rich Content – mit Mantra und Confluence
Ein multimedialer Rich-Content-Editor ist essenziell für ein angenehmenes Nutzungserlebnis und damit für die Bereitschaft zur Beteiligung. Mantra, das erst kürzlich mit einem Publikumspreis gekrönte Social Intranet für Confluence Cloud, setzt direkt auf den Confluence-Editor auf – mit all seinen Features, Vorteilen und Annehmlichkeiten, die keine technischen Vorkenntnisse verlangen.
Wenn es um User-generierte Inhalte im Arbeitskontext geht, ist der Confluence-Editor die beste Lösung am Markt – mit dieser Einschätzung lehnt man sich keineswegs weit aus dem Fenster. Oder würdest du widersprechen?
Die vielfältigen Strukturierungsmöglichkeiten für Texte, die nahtlose Integration von Dokumenten und multimedialen Inhalten, die dynamischen Inline-Ansichten externer Inhalte, sogar das parallele Editieren – all diese Features haben die User direkt für die Erstellung ihrer Intranet-Inhalte zur Verfügung. Wenn deine Teams bereits erfolgreich mit Confluence arbeiten, existieren quasi keine Barrieren, die der Intranet-Partizipation entgegenstehen.
Hast du gerade ein paar Minuten Zeit? Im folgenden Walkthrough von Atlassian siehst du die wichtigsten Features des Editors direkt in der Praxis:
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Das bedeutet, dass deine Teams alle gewohnten Möglichkeiten und Werkzeuge an der Hand haben, um ihre benötigten und gewünschten Use Cases im Intranet abzubilden. Der Editor limitiert sie nicht, sondern fördert sie.
Warum würdest du ausgerechnet im Intranet funktionelle Kompromisse eingehen wollen? Mit einem Intranet auf Confluence-Basis findest du eine erstklassige Lösung, die dein Ziel – nämlich ein organisationsweit und teamübergreifend produktiv genutztes System – nativ unterstützt. Ein erstklassiger Editor ist einer der zentralen Erfolgsfaktoren auf diesem Weg.
Und dies ist Mantra, das direkt auf Confluence aufsetzt und die Plattform zu einem ausgereiften Social Intranet erweitert:
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Was Mantra alles kann – von News und Posts über Themenabos und Veranstaltungsankündigungen bis hin zu den nützlichen Personalisierungsmöglichkeiten zur Schaffung individueller Relevanz –, das zeigt dir unser Entwicklungsteam gerne in einer persönlichen Session.
Oder möchtest du dir in Eigenregie einen Eindruck verschaffen? Dann lade dir Mantra in dein Confluence-Cloud-System und probiere die Lösung unverbindlich aus! In der ausführlichen Doku findest du alles, was du zum Einstieg wissen musst.
