Hand aufs Herz: Wie transparent ist das Recruiting deines Unternehmens? Also: Wie zufrieden sind deine Bewerberinnen und Bewerber mit der Statussichtbarkeit? Wie schnell und einfach kann dein HR-Team Fragen aus den Fachteams oder von Stakeholdern zum Stand einer Stellenausschreibung beantworten? Hat ein transparentes Recruiting in deinem Team eine hohe Priorität? Wird systematisch darauf hingearbeitet, den Status kontinuierlich zu verbessern?
Diese Fragen und ihre Antworten sind nicht trivial. Deine Organisation steht, ob ihr das gefällt oder nicht, in einem harten, stürmischen Wettbewerb um Talente und dringend benötigte Fachleute. Dabei ist das Recruiting ein entscheidender Unternehmensprozess, von dem zahlreiche Faktoren abhängen, bis hin zur Arbeitsfähigkeit ganzer Teams und Abteilungen.
Deshalb ist es eine gute Idee, an der Transparenz des Recruitings zu arbeiten – und damit an der Verbesserung der Kommunikation.
Kommunikation und transparentes Recruiting
Intransparenz geht zwangsläufig mit Kommunikationsdefiziten einher. Wenn dein Team nicht auf Anhieb weiß, in welchem Stadium des Durchlaufs sich eine Bewerbung befindet, welche Aufgaben erledigt sind und was im nächsten Schritt zu tun ist, entstehen fast notwendigerweise Verzögerungen in der Kommunikation und träge Reaktionen.
Das hat unter Umständen zur Folge, dass Talente aus dem zähen, zeitraubenden Bewerbungsprozess aussteigen und abspringen, wenn andere Unternehmen zügiger und reibungsärmer agieren. Doch selbst wenn dieser Fall nicht eintritt und das Talent geduldig bei der Stange bleibt, sind ausgeschriebene Stellen länger vakant als nötig, was wiederum vermeidbare Kosten und unnötige Mehrbelastungen der betreffenden Teams nach sich zieht.
Kurz: Ein nicht transparentes Recruiting geht im Zweifel zulasten der Produktivität und Effektivität der gesamten Organisation. Doch wo liegen die Ursachen? Warum ist die Kommunikation im Recruiting oft schlecht? Weshalb mangelt es an Transparenz?
Problembereiche: synchrone und dezentrale Kommunikation
Leute telefonieren, halten Meetings, tauschen sich quasi live per Chat aus. Die synchrone Kommunikation, also die persönliche Abstimmung in Echtzeit, ist ein (häufig unterschätztes) Problem in zahllosen Organisationen. Weshalb? Der größte Nachteil dieses Ansatzes besteht darin, dass die besprochenen Informationen zu selten ausreichend dokumentiert werden.
Während ein Chatverlauf noch in Ansätzen nachvollziehbar ist, sinkt die Transparenz bei einem undokumentierten Meeting oder Telefongespräch endgültig gegen Null. Und hier lauert die tückische Gefahr, dass Wissensinseln oder informelle Silos entstehen und für Dritte nicht nachvollziehbare Entscheidungen getroffen werden. Allerdings: Viele HR-Teams kennen es nicht anders. Synchrone Kommunikation gehört zum Alltag und ist habitualisiert – nicht zuletzt, weil es an alternativen Kommunikationswegen fehlt.
So, wie die synchrone Kommunikation quer durchs Unternehmen zu Ineffizienz und Informationslücken führt, durchziehen auch die Folgen der dezentralen Kommunikation alle Teile der Organisation, und sie machen vor dem HR-Bereich nicht Halt. Informationen liegen verstreut in E-Mail-Postfächern, Leute schicken per Mail Dokumente in proprietären Dateiformaten und statische Anhänge hin und her; dementsprechend haben unterschiedliche Beteiligte unterschiedliche Informationsstände. Den tatsächlichen Status quo in Erfahrung zu bringen, kann teils mit erheblichem Aufwand verbunden sein, sofern es überhaupt möglich ist.
Dezentrale Kommunikation führt zwangsläufig zu langen Suchzeiten und Informationslücken. Wenn ein Teammitglied eine Information nicht besitzt und nicht weiß, wo es suchen soll, leidet die rechtzeitige und klare Kommunikation mit den Talenten.
Wie kann das HR-Team diese Problemfelder angehen und möglichst zielgerichtet auf ein transparentes Recruiting hinwirken? Indem es der zentralen Verfügbarkeit aktueller Informationen höchste Priorität beimisst! Dazu braucht es einen alternativen Kommunikationsweg im Recruiting-Prozess, der Zentralisierung und Asynchronität unterstützt und Dokumentation und Transparenz fördert.
Zentralisierung vom Start weg
Eine ausgereifte Service-Management-Software kann sich in einer solchen Gemengelage als Segen erweisen, denn sie ist auf Use Cases wie den Recruiting-Prozess maßgeschneidert. Ein Tool wie Jira Service Management befähigt dein Team, dem Recruiting-Prozess einen strukturierten, standardisierten Rahmen zu geben.
Wie sieht das in der Praxis aus? Geht eine Bewerbung über ein mit Jira Service Management generiertes Formular ein, wird ein vorkonfigurierter Vorgang eröffnet – und dieser bildet den Rahmen für die gesamte Kommunikation im Zusammenhang mit einem spezifischen Recruiting-Ablauf. Die relevanten Informationen werden also im Vorgang zu der entsprechenden Bewerbung abgelegt.
Dazu gehören nicht nur die eingereichten Dokumente und Inhalte, sondern außerdem Konversationen und Nachfragen per E-Mail, die Jira Service Management automatisch im Vorgang hinterlegt. Die Teams können interne Einschätzungen und Bewertungen im Ticket dokumentieren (die nach außen hin nicht sichtbar sind). Und nicht zuletzt sind die erledigten, aktuellen und kommenden Aufgaben mit ihren Statusinformationen abgebildet. Alles ist im Kontext dokumentiert und jederzeit per Klick zugänglich. Das Ergebnis ist eine bessere Kommunikation und ein von Anfang an transparentes Recruiting.
Kürzere Durchlaufzeiten
Diese Transparenz entfaltet über den gesamten Recruiting-Prozess hinweg eine beinahe magische Wirkung. Wo Klarheit über den aktuellen Status herrscht, wo To-dos mit ihrem Bearbeitungsstand strukturiert abgebildet sind, wo Informationen nicht erst mühsam zusammengetragen werden müssen, kann dein Team Fragen ohne Verzögerungen beantworten, Aktionen ohne Reibungsverluste vorantreiben, besser und sicherer kommunizieren – und letztlich die gesamte Durchlaufzeit einer Bewerbung reduzieren.
Dabei erweist sich in vielen Fällen auch die Option als nützlich, angestrebte Fertigstellungstermine in die Bewerbungsvorgänge zu integrieren. (Jira Service Management nutzt hierfür den Begriff Service Level Agreements, SLAs.) Diese Zeitfenster im Ticket helfen deinem Team nicht nur bei der sinnvollen Priorisierung seiner anstehenden Aufgaben; SLAs unterstützen aktiv das Streben nach effizienteren Abläufen und die Einhaltung der qualitativen Standards, auf die sich dein Team verständigt hat.
Ein transparentes Recruiting strahlt auf das gesamte Unternehmen aus
Die Vorteile einer Lösung wie Jira Service Management im Recruiting liegen auf der Hand: Die Kommunikation wird auf einer gemeinsam genutzten Plattform zentralisiert, also sichtbar und verfügbar gemacht. Gleichzeitig weicht die synchrone der asynchronen Kommunikation. Niemand verpasst Informationen, etwa weil ein Teammitglied an einem Termin nicht teilnehmen konnte. Alle Details sind zu jedem beliebigen Zeitpunkt nachzulesen.
Ein transparentes Recruiting macht Entscheidungen besser nachvollziehbar und verkürzt Durchlaufzyklen. Dementsprechend schneller werden offene Stellen in den Fachabteilungen besetzt, und der Wert deines HR-Teams für die Gesamtorganisation steigt. Die Talente wiederum erleben einen flüssigen, modernen und angenehmen Ablauf, der von Beginn an ein gutes, vielversprechendes Licht auf dein Unternehmen wirft.
Du möchtest mehr über moderne HR-Tools im Recruiting-Prozess erfahren? Dann melde dich bei uns: Unser Fachteam freut sich darauf, mit dir über deine Anforderungen ins Gespräch zu kommen!
