Wann ist ein Social Intranet erfolgreich?
Warum entschließt sich das Management eines Unternehmens typischerweise dazu, ein Intranet neu einzuführen oder zu relaunchen? An den Beweggründen und Zielen der Unternehmensführung hat sich in den letzten drei Jahrzehnten nicht viel geändert. Ihr geht es darum, eine Top-down-Kommunikationsplattform zu schaffen und Sichtbarkeit für die Nachrichten des Unternehmens an die Angestellten zu generieren.
Das war 1995 der wesentliche Anwendungsfall eines Intranets, und bis heute ist die News-Funktion eine der wichtigsten Anforderungen in jedem Intranet-Projekt. Doch News allein reichen heute längst nicht mehr für eine erfolgreiche Intranet-Plattform. Die Anforderungen sind breiter und anspruchsvoller geworden.
Wann ist ein Social Intranet als erfolgreich zu bezeichnen? Wann kann man behaupten, dass das Intranet Wert stiftet und wirklich Nutzen für das gesamte Unternehmen entfaltet? Mehr Transparenz, die Entstehung eines “zentralen Orts der Wahrheit”, schnellere Kommunikation, eine höhere Qualität des Informationsaustauschs, mehr Sichtbarkeit für die Kommunikation von oben – all das sind relativ weiche Faktoren, die deine Teams im Alltag positiv spüren.
Letztlich willst du eine brummende, lebendige Austauschplattform schaffen. Die entscheidende Frage lautet, wie du das erreichst. An ihr scheitert so manche Intranet-Einführung allzu früh: Mangelnde Relevanz, die schlechte Integration und/oder die hohe Nutzungshürden sorgen dafür, dass das Intranet stirbt.
Diese drei Aspekte sind wesentlich für den Intranet-Erfolg.
Integration in die bestehende Tool-Landschaft
Die Leute lieben keine Kontextwechsel. Vor jedem Klick von einem Tool zu einem anderen steht eine gewisse Hürde. Deshalb sollte die Integration des Intranets so nahtlos und reibungsarm wie möglich sein; das Intranet muss sich wie ein organischer Bestandteil der Systeminfrastruktur anfühlen.
Wie signifikant ist also der Kontextwechsel beim Switchen von einem System zum anderen? Und weiter: Wie gut ist das Intranet funktionell integriert? Können beispielsweise die aktuellen Aufgaben und Projekte des Teams im Intranet abgebildet werden? Ist es andersherum möglich, Intranet-Informationen in anderen Anwendungen sichtbar zu machen?
Relevanz für die User
Die aktive Nutzung eines Intranets, insbesondere die inhaltliche Beteiligung, geschieht freiwillig und aus eigenem Antrieb heraus. Die User versprechen sich etwas davon: Das Intranet muss individuell relevant sein.
Top-down-News allein können das in aller Regel nicht leisten. Für individuelle Relevanz sorgen vielmehr der aktive Austausch mit anderen Teammitgliedern und die Möglichkeit, Ideen und Statusinfos zu teilen, Fragen zu stellen, Feedback zu generieren, echte Diskussionen zu führen. Ein modernes Intranet muss also ein zweigleisiger Kommunikationskanal sein. Besser noch: Die gesamte Plattform wird als hilfreich und wertvoll für die eigene Arbeit empfunden.
Intuitive Bedienung
Was tun die User im Intranet? Sie lesen Nachrichten, scrollen durch Posts und verfassen selbst Update-Meldungen, hinterlassen quasi im Vorbeigehen kurze Kommentare und geben Feedback. Unbekannte oder ungewohnte Funktionalitäten wirken dabei als Störfaktoren.
Beispielsweise kann ein neuer, ungewohnter Editor ein signifikantes Hemmnis bilden. Menschen sind Gewohnheitstiere, und sie sind bequem. Die wenigsten Leute haben Lust und Zeit, sich in Funktionen einzuarbeiten, wenn sie es nicht müssen. Diese natürliche Bequemlichkeit solltest du keinesfalls unterschätzen.
Dein Confluence ist bereits vorhanden – und erfüllt viele Voraussetzungen
Wenn du über diese komplexen Bedingungen nachdenkst, könnte eine verlockende Idee entstehen: Wie wäre es, wenn das Intranet auf eine bestehende Software aufsetzt, die in deinem Unternehmen bereits etabliert ist und teamübergreifend genutzt wird? So wie Confluence.
Stell dir also vor, es wäre möglich, das bestehende Confluence-System deiner Organisation zu einem Intranet auszubauen. Große Teile der genannten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Intranet sind mit Confluence ja bereits erfüllt:
- In einem funktionierenden Confluence-System ist individuelle Relevanz von Natur aus gegeben. Die Software ist über die Teams und Abteilungen hinweg ein fester Bestandteil der täglichen Arbeit mit zahllosen Use-Cases quer durchs Unternehmen. Die Leute nutzen die Lösung freiwillig, weil sie wertvoll und hilfreich – eben relevant – ist.
- Die User gehen sicher mit Confluence um; die Lernkurve ist (wenn überhaupt vorhanden) flach. Wer regelmäßig mit Atlassian-Tools arbeitet, kennt natürlich zumindest die Grundfunktionen und den Editor. Von dieser Ausgangssituation kann das Intranet massiv profitieren.
- Confluence ist kein Fremdkörper, sondern oft tief in die Tool-Infrastruktur integriert. Das Zusammenspiel mit anderen Atlassian-Produkten wie Jira ist vorbildlich, darüber hinaus sorgen ausgereifte Konnektoren für die reibungsarme Anbindung von Drittlösungen wie Google Workspace, Slack, MS Teams und vielen weiteren Tools.
Und an dieser Stelle betritt Mantra die Bühne.
Ein Social Intranet für Confluence Cloud
Die App Mantra – Social Intranet für Confluence setzt auf dieses erfolgreiche, organische Confluence-System alle zentralen Funktionen, die für ein modernes Social Intranet erforderlich sind. Dazu gehören diese Kern-Features:
- Zentrale, sichtbare News in unterschiedlichen Kategorien – visuell hochwertig, kommunikativ und interaktiv
- Posts in einer Social-Media-ähnlichen Timeline, um Updates, Ankündigungen und Ideen zu teilen, Feedback zu generieren und Diskussionen anzustoßen
- Profile mit Kontaktdetails und individuellen Informationen zu Rollen, Aufgaben, Fähigkeiten und Spezialkenntnissen
- Ein User-Verzeichnis, um mithilfe anpassbarer Filter schnell Kolleginnen und Kollegen mit bestimmten Fähigkeiten, Fachkenntnissen oder Jobtiteln zu identifizieren
- Workspaces zur Strukturierung des Intranets nach unterschiedlichen Organisationseinheiten, Produkten oder Standorten
- Communities, um Teams, Projekte, Onboardings oder auch Freizeitaktivitäten direkt in Mantra zu integrieren und diesen Themen eine dedizierte zentrale “Heimat” zu geben
- Events für die Bekanntmachung und Koordinierung von Veranstaltungsterminen wie Weiterbildungen, Reviews, Firmenfeiern etc.
- Polls, um schnell und unkompliziert aktuelle Meinungsbilder aus den Teams einzuholen und zu visualisieren
Dieses kurze Video gibt dir einen ersten Eindruck der Möglichkeiten, die ein Confluence-basiertes Intranet deinen Teams eröffnet – Mantra in 100 Sekunden:
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Das Intranet als nahtloser Confluence-Aufsatz
All diese Features fügen sich nahtlos in das Confluence-Nutzungserlebnis ein, ohne die übrigen Funktionen des Systems in irgendeiner Weise zu beeinträchtigen. Die Teams können Confluence also wie gewohnt für ihre Anwendungsfälle nutzen – während die Homepage (oder eine beliebige andere Seite) zu einem vollwertigen, modernen Social-Intranet-Portal wird.
Mit dieser Integration erhöhen sich die Chancen, dass es deinem Unternehmen gelingt, dauerhaft ein echtes Kommunikations-Hub aufzubauen, das produktiv genutzt wird, inspirierende Impulse hervorbringt und Wert für die gesamte Organisation stiftet. Übrigens: Mantra ist natürlich auch mobil verfügbar!
Was die Mantra-App alles kann – von News und Posts über Veranstaltungsankündigungen bis hin zu den nützlichen Personalisierungsmöglichkeiten –, das zeigt dir unser Entwicklungsteam gerne in einer persönlichen Session.
Oder möchtest du dir in Eigenregie einen Eindruck verschaffen? Dann lade dir Mantra in dein Confluence-Cloud-System und setze in Sekundenschnelle eine erste Version auf, mit der du die Potenziale entdecken kannst!
