Der Recruiting-Prozess gehört zu den entscheidenden in deinem Unternehmen – und dein HR-Team ist nicht weniger wichtig als beispielsweise die IT. Im Grunde verlässt sich die gesamte Organisation darauf, dass du und dein Team exzellente Arbeit leistet, indem ihr den Fachabteilungen die dringend benötigten Talente beschafft und die offenen Stellen oder Rollen so schnell wie möglich mit den richtigen Leuten besetzt.
Doch leider klafft zwischen der enormen Bedeutung des Recruiting-Prozesses und seiner praktischen Organisation in manchen Unternehmen eine gewaltige Lücke. Aber welche konkreten Gefahren birgt ein unstrukturiertes Recruiting? Erhebliche!
Talente springen ab
Verzögerungen und träge Reaktionen seitens deines Unternehmens führen zwangsläufig zu Absprüngen der begehrten Kandidatinnen und Kandidaten: Wenn andere Organisationen schneller und professioneller reagieren, ist das für sie ein handfester Vorteil im Ringen um Fachkräfte.
Nehmen wir zum Beispiel Max, der sich um eine ausgeschriebene Position als Teamleiter bewirbt. Er ist bestens qualifiziert, motiviert und bereit für eine neue Herausforderung. Allerdings ist seine Geduld endlich, und wenn absehbar ist, dass offenbar ein wochenlanger, zäher Prozess auf ihn wartet, wenn der aktuelle Status unklar ist, wenn womöglich Fragen erst mit einiger Verzögerung beantwortet werden, wirft das von vornherein kein gutes Licht auf dein Unternehmen. Das Ganze verursacht Stress, denn natürlich hat Max nicht unbegrenzt viel Zeit, sondern möchte am liebsten schnell Nägel mit Köpfen machen und einen nahtlosen Übergang herbeiführen!
Wenn ein Wettbewerber bereits ein Kennenlerngespräch mit ihm vereinbart hat, während dein Team noch in dezentralen E-Mails feststeckt, gilt eben: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Oder anders ausgedrückt: Den Letzten beißen die Hunde …
Im Zusammenhang mit der Bearbeitungseffizienz spielt nicht zuletzt das Gefühl der Wertschätzung eine Rolle: Entsteht bei Max der Eindruck, dass seine Bewerbung schlicht untergeht und sein Engagement nicht gewürdigt wird, stehen die Chancen gut, dass ein wesentlicher Teil der ursprünglichen Motivation bereits in diesem frühen Stadium verpufft.
Kurz: Durch einen schlechten, unstrukturierten Recruiting-Prozess, bei dem träge Abläufe, mangelnde Standardisierung und Flaschenhälse die schnelle Bearbeitung behindern und die Durchlaufzeit verlängern, entstehen deiner Organisation signifikante Wettbewerbsnachteile im Ringen um qualifizierte Kräfte.
Schlechtes Recruiting = hohe Kosten und mangelnde Effektivität
Die Auswirkungen der eben beschriebenen Probleme machen sich intern bemerkbar. Erstens verursacht eine dringend benötigte, aber unbesetzte Stelle mindestens potenzielle Kosten, die du mit einem Key-Performance-Indicator wie Cost of Vacancy auch recht konkret beziffern kannst. (Mehr dazu findest du in diesem Artikel: KPIs im Recruiting – wie objektive Indikatoren die Effizienz deines HR-Teams fördern.)
Zweitens, und noch gravierender: Wenn Personal fehlt und wichtige Rollen lange unbesetzt sind, können die Teams ihre Aufgaben und Arbeiten nicht so umsetzen, wie es eigentlich erforderlich wäre. Durch einen solchen Mangel können sie schlicht ihre Potenziale nicht voll entfalten.
Darunter leiden Produktivität und Effektivität; außerdem steigt die Gefahr, dass sich in den unterbesetzten Teams Frustration breit macht, etwa weil die Arbeitslast auf Dauer zu hoch ist. Das wiederum senkt das Employee Engagement und führt im ungünstigsten Fall zu Burn-outs bei den betroffenen Teammitgliedern oder weiteren Kündigungen, was die Situation noch verschlimmert. Durch schlechte Recruiting-Prozesse kann also ein wahrer Teufelskreis entstehen!
Ist dein Recruiting-Prozess skalierbar und dynamisch?
Hat deine Organisation soweit alles im Griff? Die oben angesprochenen Herausforderungen halten sich bei euch in Grenzen? Gut – aber wie skalierbar und robust ist das Recruiting?
Wie eigentlich alle Prozesse in einem Unternehmen ist das Recruiting nur dann zukunftstauglich, wenn es skalierbar ist, also quasi mit dem Unternehmen wächst. Es ist ein gewaltiger Unterschied, ob dein HR-Team pro Woche zehn Bewerbungen zu bearbeiten hat oder hundert. Hier wartet für viele Organisationen früher oder später eine enorme Herausforderung: Mit dem Wachstum kommt die Bewährungsprobe. Und es ist nicht unwahrscheinlich, dass die Prozesse, die auf einer überschaubaren Skala funktioniert haben, im größeren Stile dann versagen.
Apropos: Wie steht es in deinem Unternehmen mit Reaktionsmöglichkeiten auf sich verändernde Bedingungen? Wie schnell sich Anforderungen verschieben können, hat die Pandemie gezeigt; dies wird nicht die letzte signifikante Veränderung gewesen sein. Mit KI hat die nächste Disruption längst den Fuß in der Tür.
Skalierbarkeit und Robustheit lassen sich nur über standardisierte Prozesse gewährleisten. Und dafür braucht dein Team die richtige Software – eine auf Enterprise-Niveau. Jira Service Management (JSM) ist eine solche Lösung. Sie hilft deiner HR-Abteilung, die Recruiting-Prozesse in strukturierte, reproduzierbare, teils automatisierte Services zu gießen und dadurch auf ein neues Level zu heben.
Herausforderungen im Recruiting-Prozess – und wie du sie mit Jira Service Management löst
Lass uns doch einen Blick darauf werfen, wie JSM verbreitete Hürden im Recruiting überwindet und dein HR-Team effizienter und erfolgreicher macht.
Alle Daten eingereicht? Ja!
Mithilfe von Jira Service Management kann dein Team passgenaue Formulare erstellen, über die Bewerbungen abgegeben werden können. Diese Formulare helfen dabei, sicherzustellen, dass genau diejenigen Informationen und Materialien abgefragt werden, die dein Team für die Bearbeitung benötigt. Unvollständige Bewerbungen und fehlende Unterlagen oder wichtige Informationen lassen sich dadurch von vornherein so gut wie ausschließen, parallel sind sämtliche Infos und Materialien für dein Team zentral verfügbar.
Der Workflow? Standardisiert!
Alle Bewerbungen gehen von Anfang an strukturiert in ein zentrales System ein. Hier greift ein standardisierter Workflow, der klar den Bearbeitungsablauf einer jeden Bewerbung regelt. In ihm sind die aufeinander aufbauenden Schritte definiert, die richtigen Leute zur Bearbeitung festgelegt, gegebenenfalls Subtasks definiert. Du kannst außerdem vielfältige Automatisierungen in den Recruiting-Prozess integrieren – beispielsweise in Form von Freigaben; dann werden Stakeholder oder Beteiligte aus den Fachabteilungen vom System automatisch benachrichtigt, um zu bestimmten Prozessschritten ihr Okay zu geben.
Wie ist der Status? So!
Es ist eine unschöne, nicht sonderlich professionelle Situation, wenn ein Stakeholder oder auch die Bewerberin nach dem Status quo fragt – und dein Team keine sofortige Antwort parat hat. JSM bietet dir dagegen maximale Statussichtbarkeit in jeder Phase des Recruiting-Prozesses, inklusive automatisch generierter (dynamischer) Visualisierungen. Du hast also jederzeit im Blick, wie der Bearbeitungsstand ist, welche Schritte erledigt sind, was als Nächstes ansteht und wer verantwortlich ist.
Die Kommunikation? Im Kontext dokumentiert!
Wenn du Recruiting-Prozesse mit Jira Service Management abbildest, wird die komplette Kommunikation mit den Kandidatinnen und Kandidaten in diesem System zentralisiert. Jede Nachricht, jede Frage und Antwort, jede Konversation ist im Kontext des übergeordneten Vorgangs dokumentiert, unabhängig davon, welches deiner Teammitglieder daran beteiligt gewesen ist. Dadurch überwindet dein Prozess die Tücken der dezentralen Kommunikation.
Die Wartezeit? So kurz wie möglich!
Niemand mag es, allzu lange und in Ungewissheit auf Antworten zu warten. Insbesondere im Recruiting können hohe Wartezeiten Bewerbende schnell frustrieren und abschrecken. JSM erinnert euch automatisiert an Fertigstellungstermine und legt euch fällige Aufgaben erneut vor. Auf diese Weise kann dein HR-Team dafür sorgen, dass die Recruiting-Aufgaben fristgerecht erledigt werden, Antworten auf Rückfragen zeitnah erfolgen und dass sich die Gefahr von Verzögerungen wirksam reduziert.
Eine Übersicht für alle? Zentral verfügbar!
Mit Jira Service Management etabliert dein Team einen zentralen Recruiting-Hub, der team- und abteilungsübergreifend Transparenz schafft, was gerade auf großer Skala wichtig und nützlich ist. So entsteht eine gut erfassbare Übersicht aller laufenden Bewerbungen mit ihren relevanten Statusinformationen, sodass die betreffenden Abteilungen immer über den Stand der Dinge informiert sind.
Durch ein derart professionalisiertes Recruiting gewinnt das gesamte Unternehmen – und dementsprechend spielt die richtige Service-Management-Software ihre Investitionskosten rasch wieder ein. Wenn der Recruiting-Prozess eine angenehme, zeitgemäße, zügige Erfahrung ohne Reibungsverluste und Flaschenhälse ist, erhöht deine Organisation ihre Chancen, Max (und andere qualifizierte Leute) demnächst in ihren Reihen begrüßen zu dürfen, um ein Vielfaches! Jira Service Management leistet dazu einen wertvollen Beitrag.
Du möchtest mehr über moderne HR-Tools im Recruiting-Prozess erfahren? Dann melde dich bei uns: Unser Fachteam freut sich darauf, mit dir über deine Anforderungen ins Gespräch zu kommen!
