Wenn schlecht organisiertes Onboarding der Motivation schadet
Wenn das Auto, in das du gerade eingestiegen bist, schon auf dem ersten Kilometer stottert, ruckelt, knallt und qualmt – wie sehr würdest du dich auf die vor dir liegende lange Fahrt freuen und wie viel Vertrauen hättest du in das Fahrzeug?
Ähnlich verhält es sich mit dem Onboarding, also mit der Einarbeitung neuer Leute in einem Unternehmen. Stell dir vor, du kommst motiviert in eine neue Organisation – und der Einstieg erweist sich als schwierig, unorganisiert und frustrierend. Sicherlich geben sich die Personalabteilung und dein künftiges Team redlich Mühe. Trotzdem steckst du bis zum Hals in einer Flut aus weitergeleiteten E-Mails, musst aktiv nach Ansprechpersonen suchen, es liegt an dir, verstreute Informationen zusammenzutragen. Natürlich bist du bereit, Eigeninitiative zu zeigen und aktiv zu sein, doch das hilft nicht wirklich viel, wenn es an allen Ecken und Enden an Struktur, Sichtbarkeit und Orientierung fehlt.
Eine solche Erfahrung kann schwerwiegende Folgen haben. Das gute Startgefühl verpufft innerhalb kurzer Zeit, das positive Bild vom attraktiven Arbeitgeber bekommt schon nach wenigen Wochen Risse, und womöglich hadert das neue Teammitglied bereits mit seiner Jobwahl. Wenn schon die Einarbeitung nicht funktioniert, wie sollen dann erst komplexe Projekte ablaufen?
Viele ineinander greifende Aufgaben brauchen eine Struktur
Die Einarbeitung neuer Angestellter ist ein umfassender, übergreifender Prozess, in den zahlreiche Personen und Teams involviert sind. Als neues Teammitglied brauchst du deine technische Ausstattung und deinen Platz im Büro. Du benötigst die für deinen Job relevanten Software-Accounts. Vermutlich fallen diverse Software-Schulungen an. Wahrscheinlich ist es nötig, dass du obligatorische Sicherheitsrichtlinien und Compliance-Vorschriften liest und gegenzeichnest. Du musst nicht nur die Projekte oder Produkte deines neuen Teams kennenlernen, sondern auch seine Prozesse. Du solltest wissen, wie du deine Arbeitszeiten buchst, wie du Urlaub beantragst, wie du geschäftliche Reisen organisierst. Unterschiedliche Leute quer durchs Unternehmen möchten dich kennenlernen und mit dir ins Gespräch kommen. Und so weiter und so fort. Es sind also jede Menge Dinge zu tun.
Die Tragweite des Onboardings wird allerdings noch immer gelegentlich unterschätzt. Das ist gefährlich, denn: Je unorganisierter der Prozess ist, desto länger dauert er – und desto später wird das neue Teammitglied in der Lage sein, seine Produktivität zu entfalten und Wert für das Unternehmen zu stiften. Das Onboarding ist also teuer. Darüber hinaus führt ein schlechtes Onboarding bei allen Beteiligten zu Frustration. Sie sind genervt und gestresst, die eigentliche Arbeit leidet. Und drittens tritt (wie schon erwähnt) durchaus der Fall auf, dass sich bei einem schwerfälligen, chaotischen Onboarding die Meinung des neuen Teammitglieds schnell ändert und es seine Entscheidung noch einmal überdenkt.
Onboarding als Serviceprozess
Wie schafft es ein Personalteam, dem Onboarding seine Tücken zu nehmen, Reibungspunkte abzuschleifen und Hürden zu senken? Mit einem durchdachten Serviceprozess in Verbindung mit einer ausgereiften Service-Management-Software wie Jira Service Management.
Dieser Ansatz hat das Zeug, das Onboarding in einen strukturierten, straffen Workflow zu gießen und dadurch eine effiziente, angenehme, produktive Erfahrung für alle Beteiligten zu schaffen. Wie das gelingen kann? Lass uns mal einen Blick darauf werfen, wie Jira Service Management die Einarbeitung wirksam unterstützt.
Strukturierter Workflow
Ob du beim Onboarding einen umfangreichen Gesamtprozess nutzt oder die Einarbeitung in mehrere prozessuale Teilschritte mit separaten Vorgängen aufgliederst, hängt von den spezifischen Gegebenheiten und Anforderungen deiner Organisation ab. Doch in beiden Fällen – also ein Ticket für alles, das durch die gesamte Organisation “wandert”, oder mehrere Tickets, die aufeinander aufbauen – wird ein strukturierter Prozess angestoßen, der alle erforderlichen Schritte des Onboardings umfasst und sie in der vorgesehenen Folge auslöst.
Dabei werden die richtigen Teams und Verantwortlichen integriert und alle nötigen Aufgaben in die Wege geleitet. Ist ein Schritt ausgeführt und abgeschlossen, initiiert Jira Service Management automatisch die Transition zur nächsten Stufe. Und das Beste daran: Dieser Prozess ist wiederholbar; einmal aufgesetzt, kann das Personalteam ihn immer wieder nutzen.
Fixe Ansprechpersonen
Jira Service Management sorgt für Sichtbarkeit und die Zuweisung an die richtigen Personen oder Teams. Die Aufgaben in einem Vorgang landen nicht in irgendwelchen riesigen Backlogs, um dort unterzugehen, sondern sind klar zugeordnet. Je nach Prozessschritt ändert das System die Assignees automatisch.
Außerdem erlaubt Jira Service Management es, Freigaben in den Prozess zu integrieren. Das ist beispielsweise hilfreich, wenn an bestimmten Punkten explizite Zustimmungen von Teamleads oder Vorgesetzten erforderlich sind oder auch, wenn bestimmte Stakeholder des Onboarding-Prozesses gezielt über erreichte Zwischenstände informiert werden sollen. Für solche Freigaben sind nicht einmal zusätzliche Lizenzen für die betreffenden Personen nötig.
Keine Verzögerungen
Viele erfolgreiche Service-Management-Teams nutzen Service-Level-Agreements (SLA), um die Servicequalität zu steigern und die Bereitstellung zu beschleunigen. In die Vorgänge sind dann Termine integriert, die den bearbeitenden Leuten stets präsent sind.
Jira Service Management erinnert die User automatisch an Fertigstellungstermine und legt ihnen fällige Tasks erneut vor. Mit abgestimmten SLAs sorgt dein Personalteam dafür, dass alle Onboarding-Aufgaben möglichst innerhalb der vorgesehenen Zeitfenster erledigt werden und dass sich die Gefahr von Verzögerungen wirksam reduziert.
Durchgehende Nachverfolgbarkeit
In den JSM-Vorgängen werden sämtliche Zwischenstände und Statusänderungen automatisch dokumentiert. Der aktuelle und jeder frühere Stand der Bearbeitung ist also jederzeit ersichtlich. Das gilt auch für die Abstimmung im Rahmen des Prozesses.
In Jira Service Management können alle Beteiligten Kommentare und Fragen hinzufügen. Diese Kommunikation ist zentral im Kontext des Vorgangs festgehalten, es braucht keine Toolwechsel. Über das gesamte Onboarding hinweg herrscht also Transparenz – sowohl für das neue Teammitglied als auch für Stakeholder des Prozesses.
Verfügbarkeit von Informationen
In Verbindung mit Confluence wird die Einarbeitung für die Neulinge noch einmal effizienter, denn so kann eine Onboarding-Wissensbasis zur informellen Selbstbedienung entstehen. Wenn die Personalabteilung und andere Teams ihre Informationen zum Einstieg, ihre Tutorials, ihre Richtlinien und so weiter in Form von Confluence-Seiten aufbereiten und zentral verfügbar machen, hat das neue Teammitglied die Möglichkeit, in Teilen quasi autodidaktisch vorzugehen. Dabei hilft zum Beispiel eine verlinkte FAQ-Seite. (Dieser Ansatz ist übrigens nicht zu verwechseln mit dem eingangs erwähnten Zusammensuchen von Informationen, denn im Fall der Wissensbasis wissen die Neuen klar, wo die gesuchten Inhalte zu finden sind.)
Und in vielen Fällen ist das Erstellen einer Onboarding-Wissensbasis nicht mal ein riesiger Aufwand, denn in den meisten Teams existieren längst alle erdenklichen Anleitungen und Hintergrunddetails – nur noch nicht an einem gemeinsamen zentralen Ort. Wenn sich das ändert, profitieren alle und sparen auf Dauer viel Zeit und Energie.
Möchtest du mehr darüber wissen, wie auch deine Teams das Onboarding neuer Teammitglieder in eine effiziente, Orientierung bietende, motivierende Erfahrung gießen können? Unsere Atlassian-Fachleute freuen sich darauf, mit dir über diesen und weitere konkrete Service-Management-Anwendungsfälle in deinem Unternehmen ins Gespräch zu kommen und dir die Lösung in einer persönlichen Demo-Session zu zeigen!
