Es gibt keine zweite Chance für einen guten ersten Eindruck. Deshalb ist das Onboarding neuer Angestellter in jedem Unternehmen ein kritischer Prozess, für den eine ausgereifte Onboarding-Software unverzichtbar ist. Denn welche Gefahren birgt eine schlechte Einarbeitungsphase?
Im günstigsten Fall führt eine unorganisierte, ineffiziente, holprige Eingliederung “lediglich” zu Frust und Ernüchterung; im schlimmsten Fall verabschiedet sich das begehrte Talent bereits während der Einarbeitung gedanklich wieder vom Arbeitgeber: Laut Job Seeker Nation Report wirft eine von drei Neueinstellungen innerhalb des ersten Monats das Handtuch. Das ist bestimmt keine Zahl, die dein Unternehmen anstrebt, richtig?
Deshalb sollte das Onboarding eine möglichst reibungsarme, geradlinige, produktive Erfahrung sein. Die richtige Onboarding-Software hilft deinem HR-Team, den Prozess in weiten Teilen zu automatisieren – und ihm dadurch viele seiner Tücken und Gefahren zu nehmen.
Warum Automatisierung mit Onboarding-Software?
Wie wir in unserem einführenden Beitrag über Automatisierung im Onboarding besprochen haben, sind in diesen Prozess viele unterschiedliche Parteien involviert. Dazu gehören nicht nur die Neulinge und deine Personalabteilung, sondern auch die IT, die künftigen Teams der neuen Leute, das Facility-Management, die Rechtsabteilung. Alle füllen im Rahmen der Einarbeitung wichtige Verantwortlichkeiten aus und leisten unverzichtbare Beiträge zum Gelingen. Ohne eine ausgereifte Onboarding-Software sind die Koordination der vielfältigen, oft kleinteiligen Aufgaben und die direkte Abstimmung über Teams und Abteilungen hinweg allerdings personalintensiv, fehleranfällig und oft ineffizient.
Welche praktischen Auswirkungen hat das? Ein ganz simples, aber gängiges Beispiel ist die verzögerte Bereitstellung von Zugangsdaten: Das neue Teammitglied kann nicht auf Systeme zugreifen, die es eigentlich vom ersten Tag an benötigt. Das nervt, bremst weitere Abläufe aus und verhindert den Zugang zu wichtigen Informationen.
Struktur, Konsistenz und weniger manuelle Arbeiten im Onboarding-Prozess
Die richtige Onboarding-Software trägt dazu bei, Struktur und Konsistenz in den Prozess zu bringen, die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu straffen und den tatsächlichen Fortschritt jederzeit im Blick zu behalten. Automatisierungen können Abläufe beschleunigen, Flaschenhälse vermeiden und Leute wirksam entlasten, damit diese sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren können.
Wenn dein Team Jira Service Management als Onboarding-Software einsetzt, kann es sich vielfältige und sehr flexible Automatisierungsmöglichkeiten zunutze machen, um den Einarbeitungsprozess neuer Teammitglieder erheblich zu erleichtern und effizienter zu gestalten.
Hier sind sieben Bereiche, in denen die Automation-Funktionen einer ausgereiften Onboarding-Software den Prozess massiv unterstützen:
1. Automatische Vorgangserstellung und Workflows
Sobald die Personalabteilung einen Onboarding-Prozess initiiert, kann Jira Service Management automatisch Tickets für die involvierten Teams erstellen, also die IT, das Facility-Management etc. Die Workflows lassen sich weitgehend automatisieren: Erreicht ein Ticket zum Beispiel den Status “Genehmigt”, startet diese Transition automatisch einen bestimmten Prozess. In Sachen Workflow-Automatisierung stehen deinem Team alle Türen offen!
2. Integration mit anderen Systemen
Dank der tiefen Integration mit anderen Atlassian-Tools wie dem Wissensmanagement-System Confluence kann das HR-Team den Neulingen schon in den Tickets der Onboarding-Software wichtige Dokumentationen und Inhalte bereitstellen.
3. Automatisierung von Genehmigungen
Jira Service Management bietet Funktionen, um automatisch Genehmigungen einzuholen, etwa für Zugriffsrechte, Hardware oder Software-Lizenzen. Es lassen sich also Freigaben in den Prozess integrieren, ohne dass sie jemand manuell anstoßen muss. Falls keine Antwort erfolgt, löst die Onboarding-Software selbständig eine Erinnerung aus.
4. Automatische Bereitstellung von Hardware und Software
Durch die Anbindung von Scripting-Tools kann das IT-Team via Jira Service Management automatisierte Skripte ausführen, um, wenn ein Onboarding-Ticket erstellt wurde, beispielsweise User im Nutzerverzeichnis anzulegen, VPN-Zugänge zu konfigurieren oder Software-Installationen zu starten.
5. SLA-Tracking und Eskalationen
In der Onboarding-Software kann dein HR-Team Tickets mit Service Level Agreements (SLAs) verknüpfen. Das bedeutet, dass HR die Oboarding-Leistungen als einen Service betrachtet, dessen Qualität es für neue Teammitglieder zu erhalten gilt. So stellst du sicher, dass alle Onboarding-Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Falls Fristen in Gefahr sind, sendet Jira Service Management automatische Benachrichtigungen oder eskaliert den entsprechenden Vorgang.
6. Self-Service-Portal und Chatbots
Mit Jira Service Management als Onboarding-Software kann dein Unternehmen neuen Teammitgliedern ein Self-Service-Portal bereitstellen, um häufige Fragen zu beantworten. Außerdem hat dein Team die Möglichkeit, KI-gestützte Chatbots anzubieten, die das neue Teammitglied mit Antworten unterstützen oder selbst Tickets erstellen können.
7. Live-Dashboards
Jira Service Management eröffnet deinem Team (und allen anderen Beteiligten oder Stakeholdern) jederzeit Live-Einblicke zum aktuellen Status quo und Fortschritt eines spezifischen Onboarding-Prozesses. Solche Dashboards schaffen lückenlose Sichtbarkeit und bringen gegebenenfalls Engpässe ans Tageslicht, die zu Verzögerungen führen.
Ein Onboarding-Prozess, der die Hoffnungen deines Unternehmens erfüllt
Mit Automatisierungen wie diesen gibt eine gute Onboarding-Software dem Prozess einen Qualitäts- und Effizienzschub. Im Ergebnis sparen die involvierten Teams Zeit und Energie, reduzieren Fehler und verbessern die Onboarding-Erfahrungen neuer Teammitglieder von Anfang an. Diese erleben einen angenehmen, motivierenden Prozess, der sie schnell und gezielt in die Lage versetzt, sich produktiv zu integrieren und ihren Wert für dein Unternehmen zu entfalten. Und das ist doch genau das, was sich Organisationen vom Onboarding erhoffen, oder?
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