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Modernes Intranet – auf diese 6 Elemente kommt es an (Intranet-Guide 2025)

Die wichtigsten Anforderungen an ein Social Intranet der Zukunft

23. Januar 2025

Ein modernes Intranet kann und soll der kommunikative und kollaborative Dreh- und Angelpunkt deines Unternehmens sein. Doch damit diese Vision Realität wird, muss die Plattform sechs entscheidende Anforderungen und Voraussetzungen erfüllen.
Modernes Intranet – auf diese 6 Elemente kommt es an (Intranet-Guide 2025)

Was macht ein modernes Intranet aus? Informationen und News, die für deine Arbeit unmittelbar relevant sind. Ein transparenter Austausch zu Ideen – teamübergreifend und quer durch die Organisation. Eine aktuelle Übersicht zu kommenden Veranstaltungen deines Unternehmens. Eine zentrale Navigationsmöglichkeit zu den Apps und Anwendungen, die du für deine tägliche Arbeit brauchst. Eine Zeitinvestition, die sich lohnt und rentiert, weil du immer wieder wertvolle Infos und Hinweise erhältst. Ein nahtloser Übergang von der Oberfläche auf die Hinterbühne der produktiven Zusammenarbeit an Inhalten.

Das liest sich verlockend und vielversprechend, nicht wahr? Ein modernes Intranet kann und soll der kommunikative und kollaborative Dreh- und Angelpunkt deines Unternehmens sein. Doch damit diese Vision Realität wird, muss die Plattform einige entscheidende Anforderungen und Voraussetzungen erfüllen.

6 Faktoren: Die Anforderungen an ein modernes Intranet

Welche Funktionen muss dein Intranet bieten, damit deine User es als ein wichtiges, wertvolles Tool akzeptieren, aktiv nutzen und auch als zentrale Informationsquelle ansehen? Welche Anforderungen erhöhen also die Erfolgsaussichten eines Relaunches oder einer Neueinführung?

Die Erfahrung aus hunderten von Intranet-Projekten zeigt, dass es auf sechs Elemente und Eigenschaften besonders ankommt. Sie erhöhen die Chancen deines Intranet-Projekts signifikant, denn sie zielen auf zentrale Userbedürfnisse ab, und auf diese kommt es letztlich bei jedem Intranet-Vorhaben an.

Hier sind sechs Anforderungen an ein modernes Intranet – und jede Menge innovative Features, die zeigen, wie Mantra – Social Intranet for Confluence Cloud diese Anforderungen adressiert.

Intranet-Anforderung #1: Produktivität

Dein Unternehmen hat Ziele, die du mit deiner täglichen Arbeit natürlich bestmöglich unterstützen willst. Und je mehr Freiraum du für die produktive Arbeit an deinen Aufgaben und Projekten hast, desto besser. Ein gutes, erfolgreiches, intensiv genutztes Intranet ist für die Produktivität der Teams Gold wert, denn es entlastet sie.

Ein modernes Intranet, das spürbar hilft, Meetings zu vermeiden, indem es die asynchrone Kommunikation fördert; ein Intranet, das Transparenz unterstützt, weil es “open by default” ist und weil du benötigte Informationen und Kontexte schnell und zielgerichtet findest; ein Intranet, das dir die mühsame Recherche nach den richtigen Ansprechpersonen für ein bestimmtes Problem abnimmt – ein solches Intranet ist das beste Hilfsmittel im Hinblick auf die produktiven Arbeit, weil es aufwendige “unproduktive” Tätigkeiten verkürzt. Je schneller du gute, verlässliche Informationen findest und je mehr Kontext dir zur Verfügung steht, desto mehr Kapazitäten hast du letztlich für die Schaffung exzellenter Ergebnisse mit Kundenwert.

Mantra setzt direkt auf Confluence auf und vereint beide Welten in einer Lösung: einerseits das geschmeidige Intranet-Nutzungserlebnis mit News, Terminen und Timelines, andererseits die Vorteile der populären Social-Collaboration-Plattform mit ihrer intelligenten Suche und den mächtigen Features für die Zusammenarbeit an Inhalten.

Intranet-Anforderung #2: Personalisierung

Damit Leute ein Software-System nutzen, das auf freiwilliger Partizipation basiert, muss es individuell relevant sein. Die Funktion, für die das zuallererst gilt, ist die News-Funktion des Intranets, die du in der Regel als Erstes siehst, wenn du ins Intranet gehst.

Ja, die Fachabteilungen und die Unternehmenskommunikation geben sich redlich Mühe, ihre Bereiche regelmäßig zu aktualisieren und die Teams zu informieren. Alle sind neugierig, was es mit dem neuen Intranet denn auf sich hat, und schauen sich die Sache offen an. Und schon kommt die Enttäuschung.

Wenn es eine Intranet-Startseite für tausende User gibt, wird jeder News-Bereich irrelevant. Denn mal ehrlich: Wie viele Dinge passieren im Unternehmen, die wirklich für jedes einzelne Teammitglied wichtig sind? Im Grunde keine. Stattdessen siehst du News, die sich um Messeauftritte der Firma drehen, um Änderungen an Produkten, neue Kunden, Quartalsergebnisse und so weiter. Nichts davon ist für die eigene Arbeit aller Individuen in deinem Unternehmen relevant.

Eine Möglichkeit, um News und Nachrichten für die Anwender zu operationalisieren, ist Personalisierung. Diese Option sollte ein modernes Intranet definitiv bieten – sonst droht die Gefahr eines Nutzererlebnisses, das die Leute zwar durchaus ganz interessant finden, das aber keine Relevanz für ihre Arbeit hat. Sie kommen noch ein paarmal wieder, doch mittelfristig stellen sie fest, dass es im Grunde keinen Unterschied macht, ob sie ins Intranet schauen oder nicht.

In Mantra schaffst du diese Relevanz unter anderem mit Workspaces, die dazu dienen, Teams, Projekten oder Produkten ein echtes digitales Zuhause zu geben. Auch die thematischen Communities, die filterbaren Social Posts und die News-Feeds tragen dazu bei, dass dein Nutzungserlebnis im Intranet jedes Mal aufs Neue persönlich relevant ist.

Modernes Intranet - Screenshots von Workspaces mit Mantra

 

Workspaces in Mantra stiften Relevanz und Identifikation.

Intranet-Anforderung #3: Anbindung externer Apps

Ein modernes Intranet nimmt eine komplexe, anspruchsvolle Rolle ein: Es soll als eines der wichtigsten Kollaborations- und Kommunikationstools in deiner Organisation fungieren. Damit es tatsächlich so kommt, muss das Intranet andere Tools von Drittanbietern so nahtlos wie möglich integrieren.

Ein wirklich gutes Intranet fungiert nicht nur als Bindeglied zwischen den Teams innerhalb einer Organisation, sondern kann auch zahlreiche Anwendungen einbinden. Mantra lässt sich mit beliebigen Drittprodukten und Marketplace-Apps verknüpfen: Jira, MS Teams, Skype und viele andere mehr.

Aber wie genau können deine User mit Mantra auf andere Anwendungen zugreifen? Das funktioniert ganz einfach über die vollständig anpassbare horizontale Navigation, in der Admins beliebige Applikations-Links dauerhaft verfügbar machen können. Außerdem bieten sich für externe Apps die Quick Links an: Auch sie lassen sich in Sekundenschnelle einrichten und können auf beliebige Seiten oder Anwendungen verweisen.

Mantra Intranet Navigation

 

Navigation im Mantra-Intranet

Intranet-Anforderung #4: Teamwork

Die Stärken eines erfolgreichen Intranets lassen sich in drei Worten zusammenfassen: Kommunikation, Zusammenarbeit und Kreativität. Ein modernes Intranet muss das soziale Miteinander am Arbeitsplatz – sowohl vor Ort als auch remote – ermöglichen und fördern.

Dazu gehört, dass die User auf einfache Weise Nachrichten, Veranstaltungshinweise und Blogartikel erstellen und im gesamten Unternehmen teilen können. Und um immer den richtigen Ansprechpartner oder die richtige Ansprechpartnerin zu finden, sollte jede Person ihr eigenes detailliertes Profil mit fachlichen (und optional auch persönlichen) Informationen besitzen. So entsteht die Möglichkeit, dass sich über das Intranet Teams zusammenfinden und Problemlösungen ergeben, die ohne das System nicht möglich gewesen wären. Und nicht nur das: Wenn sich Leute auf einer persönlichen Ebene kennenlernen, kann das die Beziehungen am Arbeitsplatz verbessern, den Zusammenhalt fördern und eine echte Kameradschaft aufbauen.

Doch inwiefern hat Mantra das Zeug, das Wir-Gefühl in deiner Organisation zu stärken? Dazu tragen mehrere Funktionen bei – zum Beispiel die Events. Die Teammitglieder quer durchs Unternehmen können zu beliebigen Anlässen Veranstaltungsseiten erstellen, von Schulungsterminen über Partys bis hin zu Koch- und Barrista-Kursen. Nie war es einfacher, teamübergreifend Aufmerksamkeit für gemeinsame Veranstaltungen zu generieren.

Modernes Intranet - Screenshot der Events-Ansicht in Mantra

 

Übersicht kommender Events in Mantra

Intranet-Anforderung #5: Skalierbarkeit

Teams gedeihen, schrumpfen, werden aufgelöst, neu gegründet. Und es kann passieren, dass Unternehmen quasi über Nacht um hunderte oder tausende Leute anwachsen, etwa wenn eine neue Tochtergesellschaft hinzukommt. Das alles muss ein modernes Intranet ohne Reibungsverluste und Performance-Einbußen verkraften: Ein Intranet-System soll problemlos in der Lage sein, mit der Organisation zu wachsen.

Confluence als Mantra-Basis ist für Enterprise-Organisationen mit zehntausenden Usern aufgestellt und fußt auf einer technischen Infrastruktur, die darauf ausgelegt ist, eine schlagartige Skalierung und hohe Lastspitzen ohne Reibungsverluste zu bewältigen. Und das ist ein dauerhaftes Versprechen. Ein zukunftssicheres Intranet ist nicht nur für die User von heute oder für einen Standort gut aufgestellt, sondern auch für die Teams von morgen und für viele weitere Standorte.

Intranet-Anforderung #6: Einfachheit

Ein erfolgreiches Intranet dient als eine Kooperations- und Kommunikationszentrale innerhalb deiner Organisation. Doch dieser Wunsch wird nur wahr, wenn das System so unkompliziert und intuitiv wie möglich zu handhaben ist. Ein modernes Intranet braucht eben ein modernes Nutzungserlebnis.

Da Mantra direkt an Confluence andockt, ist quasi keine Um- oder Eingewöhnung erforderlich. Der intuitive Editor ist aus der täglichen Arbeit bekannt; mit vielen weiteren Funktionen sind die allermeisten User aus ihrer eigenen Internet- und Social-Media-Nutzung vertraut. Und die erweiterten Features sowie die Konfiguration des Intranets sind dank der umfangreichen, anschaulichen Hilfe und zahlreicher kompakter Tutorials schnell erlernt.

Ein modernes Intranet, das Wert stiftet

Wenn die genannten sechs Voraussetzungen gegeben sind, stehen die Chancen gut, dass dein Unternehmen ein wirklich erfolgreiches, modernes Intranet etablieren kann, das quer durch die Organisation Nutzen entfaltet und Wert stiftet.

Ein Intranet auf Basis von Mantra ist performant, skalierbar und einfach zu bedienen – und auf die User mit ihren individuellen Bedürfnissen zugeschnitten. Hier kommt die Unternehmenskultur zum Ausdruck, hier erfahren die Teammitglieder relevante Neuigkeiten, hier finden sie fachliche Ansprechpartner*innen. Mantra ist nicht nur eine Plattform für effektives Wissensmanagement, sondern auch ein Werkzeug für transparente, schnelle Kommunikation und Zusammenarbeit. Mit den integrierten Community-Funktionen kannst du ganz einfach und ohne Hürden Ideen austauschen, Fragen stellen und aktuelle Themen diskutieren.

Möchtest du nun noch mehr über Social Intranet mit Confluence erfahren? Dann melde dich am besten gleich bei unserem Fachteam: Gerne kommen wir mit dir über deine Anforderungen an ein modernes Intranet ins Gespräch und zeigen dir, was Mantra in deinem Unternehmen bewirken kann!

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