Mit Meetings ist es eine ambivalente Sache. Gut vorbereitet und durchgeführt, können persönliche Besprechungen sinnvoll sein und dazu beitragen, schnell Entscheidungen zu treffen. Wenn das Thema für die Beteiligten tatsächlich relevant ist und wenn umgekehrt die eingeladenen Leute relevant für das Thema sind, ist ein Meeting durchaus eine gute Wahl.
Die Kehrseite der Medaille: Synchrone Kommunikation in Form persönlicher Besprechungen ist aufwendig und teuer. Das größte Problem besteht darin, dass die Kapazitäten der Leute natürliche Grenzen haben, die letztlich von der Dauer des Arbeitstages gezogen werden – zumal Meetings eigentlich nicht den Hauptteil dieses Arbeitstages bilden sollten, sondern die produktive Arbeit, oder?
Daran ändert sich auch dadurch nichts, dass sich seit der Pandemie ein guter Teil des Meeting-Aufkommens ins Digitale verlagert hat. Das Prinzip bleibt ja dasselbe: Eine Anzahl von Leuten muss sich zeitgleich zu einem Termin einfinden; währenddessen ruhen die eigentlichen Aufgaben.
In der Praxis sieht das dann oft so aus, dass Teammitglieder in wahren Meeting-Marathons hocken und an manchen Tagen kaum etwas anderes tun: Durchschnittliche Knowledge Worker verbringen rund 30 Stunden pro Monat in Besprechungen! Erschwerend kommt hinzu, dass viele dieser Meetings schlicht und ergreifend unproduktiv, für mindestens einen Teil der Eingeladenen nicht relevant und/oder schlecht organisiert sind.
Das Meeting-Aufkommen reduzieren mit Loom-Videos
Es gibt also reichlich Kritikpunkte an Meetings. Aber machen wir uns nichts vor: Es ist ein hehres, jedoch unrealistisches Ziel, Meetings abschaffen und durch asynchrone Kommunikation ersetzen zu wollen. Meetings wird es immer geben, je nach Unternehmen und Team mehr oder weniger.
Beim “Weniger” kann dich Loom von Atlassian effektiv unterstützen – mit KI-gestützten Videonachrichten, die etliche Live-Besprechungen obsolet machen werden. Dabei füllt Loom eine Lücke zwischen Video-Meetings und asynchroner textbasierter Zusammenarbeit. Das persönliche Element des Bewegtbilds mit seiner Mimik und Gestik bleibt also erhalten, während gleichzeitig die Notwendigkeit entfällt, viele Leute synchron an einen (virtuellen) Tisch zu bringen.
Aufnahmen per Knopfdruck
Du möchtest eine Idee mit deinem Team teilen, eine Softwarefunktion als Tutorial demonstrieren, ein Status-Update geben, ein Problem ansprechen und dokumentieren? Dafür brauchst du einerseits kein Meeting anzuberaumen, andererseits ist es nicht nötig, viel Aufwand in einen umfangreichen Confluence-Text oder Jira-Kommentar zu investieren.
Atlassian Loom erlaubt es dir, in wenigen Sekunden Videoaufzeichnungen mit Screen-Aufnahmen zu initiieren, auf denen du selbst und dein Bildschirm zu sehen sind. Diese Videos kannst du anschließend sofort mit den betreffenden Personen teilen.
Aufzeichnen und editieren in einem Arbeitsgang
Wer hin und wieder Videos erstellt, kennt die Szene: Mist, nochmal von vorne! Ein Kollege ist hereingeplatzt, es hat an der Tür geklingelt, der Hund hat gekläfft – und damit ist dein Take ruiniert. Mit Loom ist das anders: Du lässt die Aufnahme einfach laufen, sammelst dich und machst dort weiter, wo du aufgehört hast.
Nachdem du das Recording schließlich beendet hast, besteht nämlich die Option, das Video zu bearbeiten. Auf Basis des automatisch generierten Transkripttextes kannst du die Störung oder beliebige andere Stellen direkt herausschneiden, bevor du das Ergebnis weitergibst.
Nahtlose Integration
Wenn du Content teilst, sind zwei Dinge ziemlich wichtig: Es sollte schnell und ohne Hürden funktionieren, und du möchtest gerne Feedback zu deinem Inhalt generieren, richtig? Loom ist in dutzende Tools integriert – ohne Hochladen, ohne Einbindungscode. Dein Inhalt ist sofort zu sehen und abspielbar. Ob in Gruppenchats wie Google Chat und Slack, ob in Confluence-Seiten oder in zahlreichen anderen Tools: Du fügst lediglich den Link ein, alles Weitere läuft von selbst.
Auch die Interaktionsmöglichkeiten, die Loom mitbringt, sind für die User direkt verfügbar. Sie können dein Video kommentieren, schnell mit Emojis reagieren oder Buttons und andere Call-to-Action-Elemente klicken, die du eingebunden hast.
Weniger Unterbrechungen für dein Team
Bei der Organisation eines Meetings kommt es nahezu immer zu Planungskonflikten zwischen den Teammitgliedern: Irgendjemand hat zum anvisierten Termin eigentlich keine Zeit und fügt sich schließlich zähneknirschend der Mehrheit. Mit einem Loom-Video vermeidest du diese Herausforderung.
Die Leute können sich ganz auf ihre aktuelle Aufgabe konzentrieren und sehen sich das Video an, wenn es ihnen passt. Das reduziert die lästigen Unterbrechungen, die durch Meetings verursacht werden.
Effizienz durch KI-Unterstützung
Je nachdem, wie komplex ein Thema ist und wie ausführlich du es behandelst, kann eine Screen-Aufzeichnung auch mal länger werden. Das führt letztlich zurück zur Frage der Effizienz: Lohnt es sich für alle deine Teammitglieder, das Video anzusehen, nur um letztlich eine Handvoll Infobrocken abzugreifen? Ist der Inhalt individuell relevant genug?
Loom hilft deinem Team aus diesem Dilemma, denn dank KI-Unterstützung stellt dir das Tool die Videoinhalte in Textform zur Verfügung und fasst auf Wunsch die wichtigsten Aussgagen zusammen. Für das Publikum deines Videos ist das eine sehr effiziente Lösung.
Dauerhafte Referenzierung
Ein wertvoller Nebeneffekt dieser Art der Kommunikation: Mit der Erstellung und dem Teilen des Videos sind die Inhalte dauerhaft referenziert – im Unterschied zu vielen Meetings, in denen die Dokumentation lückenhaft bleibt, wenn sie denn überhaupt stattfindet.
Loom unterstützt also die Nachverfolgbarkeit der Informationen, ohne dass dafür zunächst weitere manuelle Arbeiten nötig sind. Jedes Videoe ist ohne Zeitbegrenzung verfügbar und kann zu einem späteren Zeitpunkt angesehen werden, während die KI-Unterstützung bei Bedarf eine umfangreichere Dokumentation erleichtert.
Von einem Tool, das auszog, die Kommunikation effizienter zu machen
Lassen wir kurz die Bilder sprechen (was im Fall von Loom ja naheliegt). So könnte es aussehen, wenn in einem Team Atlassian Loom zum Einsatz kommt:
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Loom ersetzt nicht nur unnötige Meetings, sondern hat außerdem das Zeug, einiger der häufigsten Herausforderungen zu lösen, mit denen insbesondere Remote-Teams hadern. Die Notwendigkeit, Termine zu koordinieren, ist seltener gegeben; trotzdem hat die Kommunikation eine persönliche Note, die die räumliche Trennung zu überbrücken hilft. Dabei fördert Loom persönliche Interaktionen und eine klare Verständigung, ohne dass es erforderlich ist, dass alle Teammitglieder gleichzeitig online sind.
Möchtest du mehr über Atlassian Loom erfahren – insbesondere über den sicheren skalierten Einsatz im Enterprise-Umfeld? Dann melde dich bei unserem Fachteam: Gerne kommen wir mit dir über die Chancen ins Gespräch, die die asynchrone Kommunikation deiner Organisation eröffnet!
