Mit Atlassian gegen die bösen Mächte in deinem Unternehmen

Diebe, Lügner, Erpresser, Verräter, Mörder – wenn Spannung und mitreißende Konflikte entstehen sollen, kommt kaum ein Film- oder Romanstoff ohne kleinere oder größere Schufte aus. Es gibt aber noch eine höhere Kategorie als gewöhnliche Räuber oder Totschläger: die Oberschurken. Sie sind nicht nur extrem böswillig, sondern auch extrem mächtig und entsprechend schwer zu besiegen. Das personifizierte Böse.

Lord Voldemort alias „Der, dessen Name nicht genannt werden darf“; Sauron, der finstere Herr der Ringe; der Scharlachrote König, der am Rande der Endwelt über den Dunklen Turm wacht… Du kannst vermutlich etliche weitere Erzbösewichter aus dem Ärmel schütteln.

Am Ende werden sie besiegt, doch die Wege dahin sind stets lang und beschwerlich: Harry Potter muss erst zum jungen Mann reifen und eine finstere Vergangenheit bewältigen, Frodo Beutlin den Ring unter großen Entbehrungen bis nach Mordor tragen, Roland von Gilead die Endwelt erreichen und viele Zeiten durchwandern, ehe es zu den finalen Auseinandersetzungen kommt und das Gute triumphiert.

Auch in der Welt der Wissensarbeit existieren, wenn man so will, destruktive Mächte. Dazu gehören beispielsweise die interne E-Mail, das nutzlose Statusmeeting, die dezentrale Dokumentation.

Wenn es aber einen Oberschurken gibt, dann trägt er wohl den Namen Silo. Silos schwächen die Produktivität und Zusammenarbeit in Unternehmen dramatisch. Sie behindern Prozesse, bremsen die Kommunikation, verschlingen Zeit, führen zu Frustration, verursachen Mehrarbeit. Silos treten immer dann auf, wenn Tools nicht miteinander verbunden sind und wichtige Informationen verstreut und für Andere schwer zugänglich statt zentral vorliegen.

Gegen diesen Bossgegner schickt Atlassian seine Cloud-Lösungen ins Rennen. Und mit ihnen steigen die Chancen, dass in deiner Organisation das Gute obsiegt, nämlich Produktivität, Transparenz, Effektivität und Effizienz! Hier sind sechs Beispiele dafür, welche wirkungsvollen Waffen Atlassian deinen Teams an die Hand gibt.

Arbeit wird teamübergreifend sichtbar

Jira hilft deinen Teams, Arbeit transparent zu machen, denn sie können den Fortschritt ihrer Aufgaben und Projekte visualisieren und verfolgen – und zwar so, wie es für sie am besten funktioniert.

Board- und Listenansicht

Angenommen, du bist Marketingmanagerin oder Produktmanager und leitest ein Meeting mit allen Teams, die an einem Projekt beteiligt sind. Dann startest du am besten mit der Board- und Listenansicht und filterst sie mit der „Gruppieren nach“-Funktion, um Aspekte wie die folgenden sichtbar zu machen:

Status-Updates, um zu sehen, welche Arbeiten bereit zur Überprüfung sind
Bearbeiter*innen, um durchzugehen, woran die einzelnen Teammitglieder arbeiten
Prioritäten, um die wichtigsten Aufgaben und Aktionen zuerst zu besprechen

Timeline-Ansicht

Ein weiteres hilfreiches Jira-Feature ist die Timeline-Ansicht, die ähnlich wie ein Gantt-Diagramm funktioniert. In dieser Ansicht siehst du eine Liste der Aufgaben und Unteraufgaben nach Datum organisiert. Hier kannst du unter anderem Abhängigkeiten definieren, die automatisch die Start- und Enddaten auf der Zeitachse entsprechend anpassen, um zu gewährleisten, dass die Bearbeitung einer Aufgabe nicht beginnt, bevor eine andere abgeschlossen ist.

Dies hilft Teammitgliedern, den Überblick über ihre Arbeiten und Termine zu behalten, während du sicherstellst, dass Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abgeschlossen werden, ohne die Kapazitäten des Teams zu überdehnen.

Kalenderansicht

Die Kalenderansicht in Jira versetzt dich in die Lage, alle Fristen für Aufgaben im Team und über Teams hinweg transparent zu machen. Das spart Zeit und vermeidet unnötige Meetings. Der Jira-Kalender erlaubt es dir beispielsweise, den Kalender eines anderen Teams zu integrieren, sagen wir den Kalender „Platform Development“. Nun kannst du den Release-Termin sehen und nachverfolgen, wie das Team vorankommt. So verbesserst du den Abgleich und den Informationsfluss mit dem Software-Team.

Möchtest du sichergehen, dass alle Aufgaben abgedeckt sind? Dann filtere die Kalenderansicht einfach nach „ungeplant“ und finde alle Tasks, die kein Fälligkeitsdatum aufweisen. Diese kannst du dann direkt den geeigneten Leuten mit freien Kapazitäten zuweisen. Die Teammitglieder erhalten automatische Benachrichtigungen und können sich bei Fragen auf asynchronem Weg an dich wenden.

Zusammenfassungsansicht

Die Summary-Ansicht ist eine Übersicht über dein Projekt in Form eines Fortschritts-Dashboards. Das ist eine einfache Möglichkeit, einen Gesamtüberblick über den Verlauf deines Projekts an einem zentralen Ort zu erhalten. Die Summary-Ansicht bietet dir die folgenden Informationen:

Einen Status-Schnappschuss der Aufgaben (zum Beispiel „To do“, „In Review“ oder „Abgeschlossen“), um festzustellen, wo es entweder Engpässe oder Gründe zur Freude gibt
Eine Prioritätsübersicht, um zu verstehen, welche Aufgaben Vorrang vor anderen haben, und sicherzustellen, dass die Priorisierungen korrekt sind
Die Arten von Arbeiten, die das Projekt umfasst, um zu bewerten, ob zusätzliche Teammitglieder mit spezifischen Funktionen hinzugezogen werden müssen
Die Gesamtarbeitslast, um die Kapazität der Teammitglieder einzuschätzen und zu gewährleisten, dass es nicht zu Überlastung kommt

Formulare erleichtern den crossfunktionalen Informationsfluss

Formulare bilden einen einfachen und effektiven Weg, die Kommunikation und den Informationsaustausch zwischen crossfunktionalen Teams zu verbessern. Mit der Formularfunktion in Jira können Teams in deiner gesamten Organisation Aufgaben, Storys oder Assets anfordern oder andere Informationen sammeln.

Jira-Formulare haben diese wichtigen Vorteile:

Sie ermöglichen es Personen außerhalb eines eigentlichen Teams, Aufgaben in dieses Team einzukippen.
Formulare helfen, die richtigen Informationen von anderen Teams und Stakeholdern einzusammeln, um Abhängigkeiten reibungsärmer zu gestalten und repetitive Abläufe zu straffen.
Du kannst Formulare nach Typ organisieren, um sicherzustellen, dass Anfragen klar kategorisiert sind und den richtigen Leuten zugewiesen werden.

Angenommen, dein Unternehmen führt ein neues Produkt ein. Als Teamlead des Marketingteams benötigst du für die Release-Kampagne zusätzlichen Kontext von anderen Teams und Abteilungen. Also erstellst du in Jira ein Asset-Formular und teilst es mit den PMs sowie mit den Design- und Entwicklungs-Teammitgliedern. Für diese fügst du spezifische Anweisungen und Wünsche hinzu, zum Beispiel die Anfertigung von Bildern oder Screenshots und die Kommunikation technischer Besonderheiten. Jedes Formular hat die Option, andere wichtige Felder zu integrieren, um genau die richtigen Informationen abzufragen.

Das bedeutet einerseits Flexibilität im Hinblick auf deinen spezifischen Use Case und andererseits Konsistenz, da alle benötigten Informationen in einem einfachen, effektiven Prozess eingeholt werden.

Unternehmensweite Updates halten alle auf dem Laufenden

Updates und Neuigkeiten in einer zentralen Informationsquelle, damit alle Leute quer durchs Unternehmen auf einem gemeinsamen Stand sind – das ist die Macht von Confluence. Für solche Updates bietet sich die Confluence-Startseite (oder noch besser: eine Intranet-App wie Mantra) an.

Die Confluence-Homepage ist wie ein virtuelles Hub, in dem Teams schnell einen Überblick darüber bekommen können, was in ihrer Organisation passiert, oder direkt zu ihren letzten Arbeiten zurückkehren können. Hier kannst du kürzlich verfasste Artikel oder offene Aufgaben einsehen, zu den unterschiedlichen Arbeits- und Teambereichen navigieren und natürlich direkt neue Confluence-Seiten erstellen.

Ein Beispiel: Du trägst Verantwortung für das Programmmanagement und musst ein Dokument für das anstehende All-Hands-Meeting anlegen. Nun hast du die Wahl, ob du die Seite komplett neu erstellst oder eine native Confluence-Vorlage verwendest.

Auf dieser Seite bietest du dann zum Beispiel Informationen über die bisherigen Fortschritte der beteiligten Teams an, dokumentierst ungelöste Probleme und lässt Platz, um Ideen, die im Meeting aufkommen, und Maßnahmen für die nächsten Schritte abzubilden. Es handelt sich um ein lebendiges Dokument, das vor, während und nach dem Meeting jederzeit aktualisiert und erweitert werden kann. Außerdem markierst du relevante Stakeholder, um sie frühzeitig einzubinden und ihren Input anzufordern.

Auf der Startseite wiederum sehen alle Interessierten im Aktivitätsstrom, dass du ein Meeting-Dokument aufgesetzt hast, und können hier verfolgen, wie die Besprechung verlaufen ist und wie die Projekte sich entwickeln.

Smart Links integrieren Inhalte aus anderen Tools

Smart Links in Confluence sind ein weiteres praktisches Feature, das hilft, Silos zwischen Teams abzubauen. Sie ermöglichen es, relevante Arbeiten und Kontexte aus anderen Atlassian-Tools in jede Confluence-Seite einzubetten. Damit hat dein Team die Möglichkeit, etwa dynamische Projektansichten und Kalender zu teilen, sodass andere Beteiligte innerhalb desselben zentralen Dokuments in Confluence sofort über Änderungen informiert werden. Mit anderen Worten: Dir fehlt es nie an Kontext und du bist immer auf dem neuesten Stand, selbst wenn Änderungen in Dritt-Tools vorgenommen werden.

Wenn du einen Smart Link einbindest, kannst du die verknüpfte Seite entweder per Hover als Vorschau sichtbar machen oder sie als eingebettete Ansicht einfügen. Besonders praktisch ist dabei die Möglichkeit, die eingebetteten Inhalte, beispielsweise einen Jira-Vorgang, direkt innerhalb der Confluence-Seite zu bearbeiten.

Nehmen wir an, dein Designteam arbeitet in Confluence an einer Seite über einen Design-Sprint. Innerhalb der Seite kannst du einen Link zu einem Kalender in Jira einfügen und so die Fälligkeitstermine und Aufgaben in deinem Confluence-Dokument sichtbar machen. Alle Änderungen durch dich oder ein anderes Teammitglied werden automatisch synchronisiert. Eine weitere sinnvolle Option besteht darin, per Smart Link eine Roadmap aus Jira Product Discovery in die Confluence-Seite einzufügen, um deutlich zu machen, wie der aktuelle Design-Sprint sich in die längerfristige Planung der Produktideen integriert.

Produktideen werden zentral gesammelt und bewertet

Eine gute Zusammenarbeit zwischen Teams zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass sie auf transparente und effiziente Weise einen Konsens über eine Idee erzielen. Das Ideen-Feature von Jira Product Discovery unterstützt dich dabei.

Wenn du eine Idee in Jira Product Discovery hinzufügst, ist es zunächst wichtig, den anderen Teammitgliedern Kontext anzubieten. Dabei kann es sich beispielsweise um Links zur Dokumentation eines vorherigen Sprints oder einer Roadmap handeln, sodass Stakeholder sehen können, wie sich das Projekt in den Zeitplan einfügen würde.

Diese Stakeholder haben dann die Möglichkeit, ihre eigenen Erkenntnisse hinzuzufügen, Kommentare zu hinterlassen oder die Umsetzbarkeit deiner Idee zu diskutieren. Die Mitglieder des Produktteams und die Stakeholder können zudem die Auswirkungen und den Aufwand bewerten, der erforderlich wäre, um die Idee zu realisieren.

Stellen wir uns vor, dass ein Mitglied des Marketingteams eine Idee für ein Loyality-Programm für ein Produkt deines Unternehmens einstellt. Das Ziel der Idee besteht in diesem Fall darin, „Kunden zu begeistern“. Damit haben Andere ein klares Verständnis des Zwecks der vorgeschlagenen Idee.

Falls es Ergebnisse aus der Nutzerforschung oder aus Kundenbefragungen gibt, die den Vorschlag untermauern, kannst du den entsprechenden Link in den Kommentaren hinterlassen oder deine eigenen Erfahrungen dokumentieren, um Unterstützung für die Idee zu generieren. Teammitglieder aus den Produkt- und Entwicklungsteams können nun darüber abstimmen, ob ihnen die Idee gefällt oder nicht, und ihre Gründe dafür angeben. Die Produktmanager treffen schließlich die endgültige Entscheidung darüber, ob die Idee genügend Zustimmung erhält, machbar ist und vielversprechend genug aussieht.

Falls die Entscheidung positiv ausfällt, legst du am besten ein Jira-Epic an und verknüpfst dieses mit dem Plattform-Entwicklungsteam, das die anstehenden Arbeiten entsprechend in seine Planung aufnehmen kann. Auch hier zeigt sich die nahtlose Verbindung zwischen den Atlassian-Tools und den crossfunktionalen Teams, die mit diesen Systemen arbeiten.

Team- und Unternehmensziele sind jederzeit zugänglich

Ziele in Atlassian Home bieten eine großartige Möglichkeit, Transparenz darüber zu schaffen, was deine Organisation kurz-, mittel- und langfristig erreichen will. Das neue Feature Atlassian Goals eröffnet Teamleads und Führungskräften die Chance, den schrittweisen Fortschritt in Richtung eines Ziels einzusehen.

Angenommen, du legst während eines jährlichen Planungsmeetings fest, dass dein Hauptziel darin besteht, in allen Abteilungen und Teams KI-Technologien einzuführen. Nun muss jede Unternehmensbereich Meilensteine hinzufügen und organisieren, um dieses Ziel zu erreichen. Atlassian Goals sind mit der tatsächlichen Arbeit an den Zielen verknüpft, zentral sichtbar und stets aktuell, sodass alle auf demselben Stand sind und es problemlos möglich ist, die Details – wer, was und wann – mit ein paar Klicks zu durchdringen. Dabei sind Team- und organisationsweite Ziele keine „Einmal-setzen-und-vergessen“-Vorgänge, sondern werden monatlich aktualisiert. (Atlassian Goals sind jetzt im neuen personalisierten Atlassian Home verfügbar.)

Tools und Kultur müssen Hand in Hand gehen

Silos sind das Kryptonit einer jeden Organisation. Sie nähren die Kräfte des Bösen und verleihen ihm Stärke. Das bedeutet jedoch nicht, dass dein Unternehmen machtlos zusehen muss, wie der Oberschurke triumphiert. Mit den richtigen Werkzeugen und einer modernen Kommunikations- und Kollaborationskultur kann es gelingen, bestehende Silos aufzubrechen und aufzulösen und die Entstehung neuer Silos zu verhindern. Dabei können dir die Atlassian-Lösungen wertvolle Dienste erweisen.

Möchtest du mehr über die tiefen Integrationsmöglichkeiten zwischen Jira, Confluence und Co. wissen? Dann melde dich bei uns: Unser erfahrenes Fachteam ist gespannt darauf, deine Herausforderungen und Use Cases kennenzulernen!