Recruiting-KPIs: Systematisch Optimierungspotenziale identifizieren
Die Personalbeschaffung ist ein Prozess, der das gesamte Unternehmen tangiert und letztlich mit ausschlaggebend für den Erfolg der Teams und Abteilungen ist. Ein effizientes Recruiting sorgt dafür, dass Fachabteilungen schnell die richtigen Leute finden, während personelle Engpässe und vakante Stellen die gesamte Organisation belasten. Und deshalb ist dein HR-Team gut beraten, kontinuierlich an der Verbesserung seiner Abläufe zu arbeiten, denn: Hier gibt es in den meisten Teams Optimierungspotenziale – und wenn diese Potenziale gehoben werden, profitieren alle Bereiche deiner Organisation.
Aber wie verschaffst du dir einen klaren Blick auf den Status quo und die zeitliche Entwicklung? Um die Leistungsfähigkeit des Recruitings sachlich zu bewerten, sind Key Performance Indicators, kurz: KPIs, nützliche Instrumente. (Siehe hierzu den einführenden Beitrag: KPIs im Recruiting – Wie objektive Indikatoren die Effizienz deines HR-Teams fördern.)
Bei Recruiting-KPIs handelt es sich um Kennzahlen, mit denen Unternehmen die Leistung und Performance von Teams und ihren Prozessen messen und Fortschritte in Bezug auf Geschäftsziele nachverfolgen. Sie bieten eine unverfälschte Grundlage zur Bewertung der Effektivität und Effizienz von Abläufen und helfen, Prozesse messbar zu machen, Schwachstellen zu identifizieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Warum dein Recruiting KPIs braucht
Im Recruiting sind KPIs wichtig, weil sie helfen, den Erfolg und die Performance der Personalgewinnungsprozesse zu messen. In unserer dynamischen Wirtschaft sind Unternehmen darauf angewiesen, offene Stellen schnell und möglichst ohne Reibungsverluste zu besetzen. Ohne Recruiting-KPIs fehlen jedoch klare Daten, um Schwachstellen in den Prozessen zu identifizieren und Optimierungspotenziale zu nutzen.
Im Ringen um begehrte Talente sind solche Kennzahlen entscheidend, um die Effizienz und Wirksamkeit des Recruitings kontinuierlich zu optimieren. Sie können dein Team systematisch dabei unterstützen, beispielsweise die Durchlaufzeiten von Bewerbungen zu verkürzen, offene Positionen und Rollen so schnell wie möglich zu besetzen und Flaschenhälse, die Prozesse ausbremsen, aufzulösen.
Dein Einstieg in die Nutzung von Recruiting-KPIs
Wie sollte dein Team vorgehen? Am besten strukturiert! Die folgenden fünf Schritte bauen aufeinander auf und helfen dir, KPIs im Recruiting zu etablieren.
1. Analyse des Status quo
Keine sinnvollen Recruiting-KPIs ohne eine genaue Kenntnis der Ist-Situation. Das bedeutet für dein Team, den bisherigen Erfolg der Personalbeschaffung gründlich zu analysieren, alle Prozesse unter die Lupe zu nehmen, Herausforderungen und Probleme zu identifizieren und sie sorgfältig zu priorisieren.
2. Definition von Recruiting-Zielen
Ein effektiver Recruiting-Prozess braucht eine klare Zielsetzung, die sich an den Unternehmenszielen orientiert und messbar ist. Daher ist es wichtig, konkrete Ziele zu definieren, die du mithilfe von Recruiting-KPIs nachverfolgen kannst – zum Beispiel die Verkürzung von Durchlaufzeiten oder die Reichweitenvergrößerung von Stellenausschreibungen. Indem du sinnvolle Zwischenziele definierst, kann dein Team regelmäßig prüfen, ob die eingeleiteten Maßnahmen den gewünschten Erfolg bringen (siehe Schritt 5).
3. Ableitung der Recruiting-Kennzahlen
Hat dein Team seine Recruiting-Ziele festgelegt, musst du darüber nachdenken, welche Kennzahlen sie effektiv sichtbar machen. Immerhin sollen Fortschritte und Verbesserungen ja an konkreten Daten ablesbar sein. Du benötigst also KPIs, die zu den Zielen passen, und musst definieren, welche Kennzahlen welche Bedeutung haben.
4. Konsequente Erhebung und Auswertung der Recruiting-KPIs
Im weiteren Verlauf hat dein Team die Aufgabe, die Recruiting-KPIs über zuvor definierte Zeiträume hinweg zu erheben und auszuwerten. Dabei musst du sicherstellen, dass die KPIs kontinuierlich und lückenlos gemessen werden, denn nur so lassen sich Trends und Entwicklungen im Zeitverlauf identifizieren. Mit der richtigen Software – beispielsweise Jira Service Management – kannst du viele KPIs granular erfassen und visualisieren, um auf dieser Basis Dinge, die gut laufen, aber auch Verbesserungsbedarfe zu identifizieren.
5. Maßnahmen
Die aggregierten Kennzahlen dienen dazu, die Recruiting-Prozesse fortwährend auszuwerten und zu verbessern. Auf ihrer Basis kann dein Team seine Stärken und Schwächen ermitteln und dann konkrete Maßnahmen und Experimente definieren, die darauf abzielen, die Schwachpunkte auszumerzen. Die Auswertung der Recruiting-KPIs liefert also Erkenntnisse und Einsichten, die du für die Weiterentwicklung und Optimierung des Recruiting-Prozesses nutzen solltest – und damit für das Erreichen der zuvor definierten Ziele.
Recruiting-KPIs – eine individuelle Frage
Welche Kennzahlen für Recruiting-Prozesse relevant sind, darüber kann es indes kaum allgemeingültige Aussagen geben. Jedes Recruiting-Team und jede HR-Abteilung ist gefragt, ein eigenes KPI-Gebäude zu errichten, das den individuell größten Nutzen bietet.
Das sollte allerdings planvoll geschehen, denn auch hier gilt: There ain’t no such thing as a free lunch. Die Erfassung und Analyse von Recruiting-KPIs gehen mit Aufwand, Mühe und Kosten einher, und ein unstrukturiertes Vorgehen ist ebenso selten vom gewünschten Erfolg gekrönt wie zu viel auf einmal zu wollen.
Der erste der oben angerissenen Schritte, also die Analyse der Ist-Situation, bietet oft schon Indizien und Hinweise dahingehend, welche Recruiting-KPIs im individuellen Fall besonders relevant sein könnten. Entscheidend ist ein ausgewogenes KPI-System, das die Unternehmensziele unterstützt und konkrete Handlungsoptionen bietet: Recruiting-KPIs sollten stets in praktische Maßnahmen münden.
Software für Recruiting-KPIs
Eine Voraussetzung für die Arbeit mit Recruiting-KPIs ist natürlich eine geeignete Service-Management-Software. Keine Frage: Sie muss in erster Linie den kompletten Recruiting-Prozess strukturiert und zentral abbilden können. Aber wenn du Recruiting-KPIs systematisch nutzen willst, solltest du einige zusätzliche Anforderungen anlegen:
- Gängige Metriken und KPIs sollte das System nativ abdecken.
- Die Lösung muss automatisch Zeitstempel setzen – etwa beim Eingang eines Tickets, bei der ersten manuellen Reaktion etc. –, um später wichtige KPI-Metriken berechnen zu können.
- Es sollte möglich sein, automatisierte Antworten und Aktionen vom KPI-Tracking zu exkludieren, da diese keine Verbindung zur aktiven Vorgangsbearbeitung durch dein Team haben.
- Dein Team benötigt automatisch generierte Berichte und sinnvolle Visualisierungen, um Daten schnell und umfänglich zu erfassen.
- Du solltest die Möglichkeit haben, eigene Reports zu konfigurieren, die Berechnungsstruktur bestehender Berichtsvorlagen anzupassen und die Layouts der Ergebnisse zu ändern.
- Bietet die Software visuelle Dashboards, die auf Echtzeitdaten basieren? So hat dein Team jederzeit Einblicke in den Stand der Zielerreichung, ohne erst Reports generieren zu müssen.
- Flexible Exportfunktionen sind wichtig, um Fortschritte mit Stakeholdern zu teilen.
Eine Lösung wie Jira Service Management bietet (bei Bedarf in Verbindung mit dem populären Report Builder) all diese Möglichkeiten – und noch vieles mehr. Möchtest du mehr über moderne Recruiting-Tools erfahren? Schau dir unsere Lösung zur Strukturierung deines Bewerbermanagements an und erfahre, mit welchem Setup du deinen Bewerbungsprozess auf das nächste Level bringst!
