Noch einmal eben das Zwischenzeugnis erstellen, die nächsten Feedback-Gespräche einplanen, eine neue Stellenanzeige online schalten und die gerade eingegangene Bewerbung prüfen. In der Human-Resources-Abteilung (HR) muss alles gleichzeitig passieren. Der Alltag ist oft schnelllebig und stressig. Mit Jira Service Management kannst du das ändern! Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert, Ressourcen effizient eingesetzt und die Zufriedenheit der Angestellten erhöht. Und das Beste: Die Software lässt sich nahtlos in deine vorhandene Jira-Umgebung integrieren. Wie das geht und welche Vorteile dir Jira Service Management im HR bringt, erfährst du in diesem Artikel.
9 Vorteile von Jira Service Management im HR-Bereich
Die Anschaffung eines neuen Tools ist immer mit Unsicherheiten verbunden – und Jira Service Management tritt an, zahlreiche Prozesse zu verändern. Braucht dein Unternehmen diese Lösung wirklich? Welchen Mehrwert kannst du erwarten? Fragen und Skepsis sind in einem Änderungsprozess ganz normal. Schauen wir uns also im ersten Schritt einmal die wichtigsten Vorteile an, die Jira Service Management dir bringen kann.
1. Automatisierungen
Onboarding, Offboarding, Urlaubsanträge, Schulungen – in vielen HR-Prozessen gibt es Aufgaben, die sich häufig wiederholen. Mit regelbasierten Automatisierungen nimmt Jira Service Management deinem Team solche repetitiven Tätigkeiten ab. Das spart nicht nur Zeit, sondern strafft die Abläufe und vermeidet menschliche Fehler.
2. Nachverfolgbarkeit
Jira Service Management schafft Sichtbarkeit in einem zentralen Tool. Die Mitglieder deines HR-Teams können den aktuellen Stand einer Anfrage oder eines Vorgangs in Echtzeit sichten. Vorangegangene Bearbeitungsschritte sind jederzeit bis ins Detail einsehbar. Das sorgt für Transparenz und lückenlose Nachverfolgbarkeit.
3. Effizienz
Wenn dein Team mit Jira Service Management allen Services geeignete Anfragetypen zuordnet und auf dem Kundenportal sämtliche Dienste systematisch und nach Typ abbildet, wird jedes Anliegen von Beginn an in strukturierte Bahnen geleitet. Das spart sowohl dem HR-Team als auch den Teammitgliedern der anderen Fachabteilungen Zeit und Energie.
4. Reduktion von Anfragen
Ein Self-Service-Portal auf Basis von Jira Service Management hat das Potenzial, deinen HR-Teammitgliedern viel Arbeit abzunehmen. Ein solches Portal mit Anleitungen, FAQ und Wissensartikeln ermöglicht es den Leuten, selbständig Antworten auf ihre Fragen und Anliegen zu erhalten – Hilfe zur Selbsthilfe. Dadurch werden viele Anfragen obsolet, bevor sie überhaupt gestellt werden.
5. Zusammenarbeit
Das Personalwesen ist teamübergreifend – und dein HR-Team muss sich kontinuierlich mit anderen Bereichen des Unternehmens abstimmen. Dadurch, dass Jira Service Management im gesamten Unternehmen eingesetzt werden kann und sollte, kann dein HR-Team reibungslos und transparent mit anderen Organisationseinheiten zusammenarbeiten.
6. Skalierbarkeit
Dein Unternehmen wächst stark? Das kann für manche Tools zur Herausforderung werden. Jira Service Management, das auf der flexiblen Atlassian-Cloud-Plattform basiert, skaliert dagegen ohne Performance-Verluste und wächst nahtlos mit deiner Organisation.
7. Zeitmanagement
Für viele Tasks und Prozesse gibt es Fristen, die einzuhalten sind – und natürlich ist es nicht besonders praktikabel, all diese Termine manuell im Blick behalten zu wollen. In Jira Service Management kannst du für die HR-Prozesse Service- Level- Agreements mit automatisierten Erinnerungen definieren, sodass das System deinem Team hilft, Qualitätsstandards und Fristen einzuhalten und Eskalationen zu vermeiden.
8. Compliance und Datenschutz
Die Themen Compliance und Datenschutz sind gerade in HR-Abteilungen allgegenwärtig: Der Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten gehört zum Alltag. Jira Service Management unterstützt den sorgsamen, sicheren Umgang mit diesen Informationen durch die lückenlose Nachverfolgbarkeit und ein granulares Berechtigungskonzept, mit dem du gewährleistest, dass nur den richtigen Personen Zugriff haben.
9. Zufriedenheit der Angestellten
Studien belegen, dass zufriedene Teammitglieder sich stärker mit dem Unternehmen identifizieren und produktiver sind. Schnelle Reaktionen auf Anfragen, kürzere Durchlaufzeiten, eine hohe Servicequalität und schlanke, gut laufende Prozesse stärken das Vertrauen in die HR-Abteilung und sorgen für erfreuliche Nutzungserfahrungen im Arbeitsalltag.
Anwendungen von Jira Service Management im HR-Bereich
Vorteile aufzulisten ist zwar schön und gut, aber oft bleibt der konkrete Nutzen abstrakt im Hintergrund. Lass uns deshalb zwei Beispiele anschauen, wie sich Jira Service Management im Alltag einer HR-Abteilung nutzen lässt.
Beispiel 1: Der Start ins Unternehmen
Eine Mitarbeiterin kommt neu in ein Team – und damit das Onboarding effizient abläuft, müssen viele Räder ineinandergreifen. Die “Neue” braucht Arbeitsgeräte und einen Büroplatz, sie muss auf die richtigen Systeme zugreifen können, Schulungen stehen auf dem Plan, Richtlinien müssen gelesen und bestätigt werden und vieles mehr. Jira Service Management bildet den gesamten abteilungsübergreifenden Workflow ab, bindet alle beteiligten Teams mit den richtigen Personen ein und sorgt für eine transparente Dokumentation des Prozesses. Das Onboarding folgt einem systematischen Workflow, ohne dass wichtige Schritte vergessen werden oder sich verzögern – und je strukturierter, effizienter und angenehmer der Start abläuft, desto eher kann sich die Kollegin produktiv in ihr neues Team einbringen.
Beispiel 2: Die Zwischenbeurteilung
Ein Kollege wünscht vom Unternehmen die Ausstellung einer Zwischenbeurteilung. Auf dem Kundenportal wählt er seinen Servicewunsch aus, gibt die vom Anfragetyp erbetenen Informationen ein – und der entsprechende Prozess wird unmittelbar in die Wege geleitet. Die richtigen Verantwortlichen werden automatisch einbezogen, in den Workflow sind obligatorische Freigaben eingezogen, sodass alle relevanten Personen im Bilde sind, alle Prozessschritte sind an zentraler Stelle nachvollziehbar. Am Ende steht die schnelle Serviceauslieferung, ohne dass der Kollege nachhaken oder von Anlaufstelle zu Anlaufstelle traben muss.
Anhand dieser zwei Beispiele wird deutlich, welche täglichen Aufgaben und Prozesse du mithilfe von Jira Service Management vereinfachen kannst. Es gibt aber natürlich zahlreiche weitere Anwendungsfälle, die du mit dem Tool abbilden kannst – angepasst an die Anforderungen deines Unternehmens.
Die Implementierung von Jira Service Management in deiner HR-Abteilung
Nutzt dein Unternehmen bereits Jira? Dann ist die Implementierung von Jira Service Management als integrierte Lösung in deinem Gesamtsystem recht unkompliziert. Da dein Team die Oberfläche kennt, mit dem Workflow-Konzept vertraut ist und sicher mit Vorgängen umgeht, dürfte keine große Lernkurve erforderlich sein. Doch auch, wenn du bislang keine Atlassian-Produkte nutzt, lässt sich das Tool einfacher in dein Unternehmen einführen, als du vielleicht denken magst.
Als moderne, flexible Lösung unterstützt Jira Service Management die passgenauen ESM-Anwendungsfälle deines Teams und lässt sich relativ einfach und schnell auf die Szenarien anwenden und zuschneiden, auch wenn diese komplex sind.
Das bedeutet natürlich zunächst, dass das Team seine Tätigkeiten, Aufgaben und Verantwortlichkeiten systematisch analysieren muss, um in den nächsten Etappen strukturierte Services aus ihnen zu formen und geeignete Prozesse für die Bereitstellung und Auslieferung zu konzipieren. Dabei können erfahrene ESM-Fachleute helfen – ob extern oder aus anderen internen Teams, die mit der Implementierung bereits ein paar Schritte weiter sind. Dein Team sollte mit offenen Augen durchs Unternehmen gehen und aktiv nach Rat und Unterstützung suchen.
Bei allen Schritten – von den konzeptionellen Arbeiten bis zur Übertragung in die Software – solltest du die Teammitglieder in Entscheidungen einbeziehen, damit die Akzeptanz des Tools von Anfang an gewährleistet ist.
Erweitere Jira Service Management mit Apps und Integrationen
Jira Service Management eröffnet dir jede Menge Integrationsmöglichkeiten, um bestehende Tools anzubinden, mit denen deine HR-Abteilung bereits arbeitet. Dafür stehen auf dem Atlassian Marketplace zahlreiche Apps bereit. Typische Integrationen sind beispielsweise Microsoft Teams, Slack und Hubspot. Besonders hilfreich für die Arbeit der HR-Abteilung sind auch Schnittstellen zur eigenen Website oder zu Job-Portalen – so landen eingehende Bewerbungen direkt als Vorgänge in Jira Service Management.
Außerdem erlauben Marketplace-Apps es deinem Team, sogar Anwendungsfälle abzubilden, die den nativen Funktionsumfang von Jira Service Management übersteigen. Du benötigst erweiterte Berichte für die Kommunikation an das Management? Das Team will zusätzliche Automatisierungsoptionen haben? Du möchtest das Helpdesk umfangreich individualisieren? Das und vieles mehr ist mit Marketplace-Erweiterungen möglich. Du kannst Jira Service Management also umfassend anpassen und das System auf die konkreten Bedürfnisse deiner HR-Abteilung zuschneiden.
Voller Fokus auf das, was zählt – optimierte HR-Prozesse mit Jira Service Management
Im stressigen Alltag vieler HR-Teams gibt es zahlreiche Aufgaben, die einen enormen manuellen Aufwand bedeuten. Mit passgenau umgesetzten ESM-Prozessen in Jira Service Management stehen die Chancen gut, dass diesen Teams die Arbeit massiv erleichtert wird – durch mehr Struktur, mehr Automatisierung, weniger repetitive Arbeiten, standardisierte Abläufe und kürzere Durchlaufzeiten.
Und das bedeutet im Endeffekt, dass seine HR-Abteilung mehr Zeit für das Wesentliche hat: die Betreuung und Entwicklung der Angestellten.
Möchtest du mehr über Jira Service Management und die Möglichkeiten für deine ESM-Teams wissen? Unsere Atlassian-Fachleute freuen sich darauf, mit dir ins Gespräch zu kommen, um konkrete Use Cases in deinem Unternehmen zu besprechen und dir die Lösung in einer persönlichen Demo-Session zu zeigen!
