Es gibt nicht den einen Arbeitsort, um produktiv zu sein
Lass uns eine kleine Zeitreise in eine Vergangenheit unternehmen, die noch gar nicht so lange zurückliegt. Fünf, sechs Jahre genügen bereits, um einen dramatischen Unterschied im Denken von Führungskräften zu erkennen.
Damals hatten die meisten Führungskräfte eine grundsätzlich andere Vorstellung als heute, wie Organisationen zu führen sind. Sie betraten das Büro und erwarteten, alle Teammitglieder an ihren Arbeitsplätzen vorzufinden, wo sie emsig auf ihre Tastaturen eintippten. Kontrolle und Mikromanagement bestimmten den Arbeitstag vieler Angestellter. Noch Anfang 2020 waren die meisten Verantwortlichen im mittleren Management der festen Auffassung, dass das Office der alleinige Ort sei, um Arbeit akkurat zu verrichten und produktiv zu sein.
Diese tradierte „Wahrheit“ kam ins Wanken, als die Welt zu Beginn der Corona-Pandemie unvermittelt stillstand, die Menschen plötzlich nicht mehr morgens an ihren Büroarbeitsplätzen saßen – und die Unternehmen trotzdem weiter funktionierten. Bald zeigte sich, dass das Office ein Ort ist, um produktiv zu arbeiten, aber nicht der einzige.
Außerdem eröffnete sich so mancher Führungskraft die nicht ganz leicht verdauliche Erkenntnis, dass Kontrolle und Mikromanagement keinerlei positive Auswirkungen auf die Arbeitsleistungen der Leute haben, sondern dass Ermächtigung und Vertrauen viel stärkere Effekte erzielen: 100 Nanometer lösten bei Führungskräften einen Sinneswandel aus.
Produktiv zu sein, bedeutet zuallererst, dass du als Teammitglied dafür verantwortlich bist, deine Arbeit gut zu erledigen. In der Welt der Wissensarbeit funktioniert das im Homeoffice ebenso wie im Büro. Und so war die eigentliche Herausforderung für die Unternehmen letztlich nicht die Standortfrage der einzelnen Teammitglieder, sondern die Software-seitige Unterstützung der neuen Remote-Szenarien.
Wohl den Teams, die bereits damals die Enterprise-Wiki- und Social-Collaboration-Lösung Confluence im Einsatz hatten! Für sie verlief der abrupte Wechsel von der Präsenz- zur verteilten Zusammenarbeit deutlich reibungsärmer als für manch andere Teams.
Die moderne Cloud-Plattform als Infrastrukturbasis
Confluence basiert auf der Atlassian-Cloud-Plattform. Sie stellt Teams aller Art eine ausgereifte, hochmoderne, jederzeit skalierbare Infrastruktur bereit, die die Barrieren, die traditionelle On-Premises-Systeme errichtet haben, vollständig einreißt. Mit ihr sind die Zeiten, in denen der Zugang zu bestimmten Informationen, Features und Kommunikationskanälen an die Anwesenheit im Büro geknüpft war, vorbei.
Cloud-Software der heutigen Generation ermächtigt Teams zur standortübergreifenden, quasi globalen Zusammenarbeit: Ein vernünftiges Notebook oder Smartphone und eine stabile Internetverbindung sind die einzigen organisatorischen Voraussetzungen. Viele Unternehmen sind nicht zuletzt dadurch so gut durch die Pandemie gekommen, dass moderne Cloud-Lösungen jeden Ort der Welt zu einem potenziellen Arbeitsort machen – ohne dass dabei Sicherheit und Compliance auf der Strecke bleiben.
Zusammenarbeit in Echtzeit oder asynchron
Confluence unterstützt beide Wege: die Zusammenarbeit in Echtzeit und die asynchrone Kollaboration und Kommunikation. Beim Brainstorming, bei der gemeinsamen Arbeit an Texten und Inhalten, bei der Weiterentwicklung von Ideen, in Retrospektiven – der Editor von Confluence erlaubt das parallele Bearbeiten von Whiteboards und Seiten durch mehrere Personen. Dabei siehst du live, was die anderen Teammitglieder gerade schreiben und tun, und hast volle Transparenz bei der Echtzeitkollaboration.
Die synchrone Zusammenarbeit ist jedoch in vielen Remote- und Hybrid-Teams nicht die gängige Methode. Vielmehr sind verteilte Konstellationen von Möglichkeiten abhängig, asynchron kommunizieren zu können. Dafür stellt Confluence vielfältige Tools bereit – von Kommentarfunktionen für Seiten- und Inline-Threads über Teilen-Funktionen und persönliche Erwähnungen, die automatische Benachrichtigungen auslösen, bis hin zu automatisierten Mitteilungen über Änderungen an Inhalten.
Vorlagen für die hybride Zusammenarbeit
Confluence bringt diverse Vorlagen mit, die speziell auf die Bedürfnisse von Remote- und Hybrid-Teams zugeschnitten sind. Das bedeutet, dass du entsprechende Wiki-Dokumente nicht erst mühsam per Hand vorbereiten und durchformatieren musst. Stattdessen erstellst du das Seitengerüst auf Knopfdruck und kannst es dann zusammen mit deinem Team (synchron oder asynchron) mit den individuellen Inhalten befüllen.
Zu diesen Templates gehören beispielsweise Vorlagen für die Doku effektiver Remote-Meetings, für die Durchführung von Brainstormings, für die Einrichtung virtueller Teamräume in Form von Confluence-Homepages und etliche mehr.
Nahtlose Integration mit anderen Cloud-Tools
Confluence Cloud ist kein Silo, sondern eine offene Lösung, die mit vielen anderen Cloud-Anwendungen interagieren kann. So ist das Zusammenspiel mit weiteren Atlassian-Produkten wie Jira nahtlos und voll integriert. Beispielsweise kann ein Team auf einer Confluence-Seite mit Infos zu einem Projekt oder einer Initiative die zugehörigen Jira-Vorgänge als dynamische Ansicht einbinden. Diese Vorgänge lassen sich aus Confluence heraus aktualisieren, wobei alle Änderungen automatisch in Jira gespeichert werden. Aber das ist nicht alles.
Dein Team möchte eine Drittanbieter-Software wie Slack anbinden, um im Gruppenchat direkt Confluence-Inhalte nutzen zu können? Oder du willst Dokumente aus Google-Cloud-Tools wie Docs und Sheets in Confluence verfügbar machen? Kein Problem! Zahlreiche Apps und Konnektoren erlauben es, Confluence genau so einzurichten, wie ein spezifisches Unternehmen mit seinen Remote-Teams es braucht, um eine effektive und effiziente Zusammenarbeit zu unterstützen.
Confluence Cloud als Intranet
Es gibt bewährte und hochwertige Möglichkeiten, um Confluence Cloud zu einem vollwertigen Social Intranet auszubauen. Eine Lösung für diesen Zweck heißt Mantra. Sie ist angetreten, um sowohl Präsenz- als auch verteilten Teams gemeinsame Feedback- und Diskussionskanäle für den Austausch zu eröffnen, Standorte, Teams und Individuen miteinander zu verbinden, interne News aus den Teams und Botschaften der Unternehmenskommunikation sichtbar zu machen und durch soziale Interaktion das Miteinander zu stärken.
Und das alles findet in der Cloud statt – ohne VPN-Notwendigkeit, ohne dass bestimmte Informationen nur im Büronetzwerk abrufbar wären. Das Social Intranet ist teamübergreifend und standortunabhängig vollumfänglich nutzbar. Es lohnt sich, einen genaueren Blick auf das umfangreiche Features-Set zu werfen, um das die Mantra-App deine Confluence-Instanz erweitert!
Die Frage nach den Software-Lizenzen
In der Konsolidierungsphase nach der Pandemie hat sich gezeigt, dass viele Verantwortungsträger in den Unternehmen wichtige Lektionen über moderne Führung gelernt haben: Verteilte Teams funktionieren, Produktivität ist nicht an Standorte gebunden, Remote- und Hybrid-Modelle sind gekommen, um zu bleiben. Und die richtige Software senkt die Hürden für eine erfolgreiche verteilte Zusammenarbeit auf ein denkbar niedriges Niveau.
Mit der Etablierung von Hybrid Work geht allerdings eine Herausforderung einher, die in vielen Organisationen ein wenig unter dem Radar schwebt. Es handelt sich um die Frage der Software-Lizenzierung, die durch Hybrid-Szenarien, fluktuierende Teams oder Projekte und sich schnell wandelnde funktionelle Anforderungen rasch komplexer wird als sie sowieso schon ist.
Diese gestiegene Komplexität führt dazu, dass viele Organisationen (und insbesondere solche mit Hybrid- und Remote-Teams) bestehende Optionen der Lizenzoptimierung übersehen und nicht wahrnehmen. Unsere Fachleute können dich dabei wirksam unterstützen:
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Weiterführende Infos
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