Ein Mieter ruft an, um einen Schaden im von ihm genutzten Objekt zu melden. Eine Mitarbeiterin eines Hausmeisterdienstes schreibt eine Mail, weil zusätzliche Parkkarten benötigt werden. Leute haben Anliegen, Fragen und Probleme, eine Vielzahl von Dienstleistern muss koordiniert werden, Wartungs- und Reparaturarbeiten sind zu steuern.
Das Gebäudemanagement als Teilbereich des Facility-Managements ist ein komplexes Feld, das zahlreiche Verantwortlichkeiten und oftmals kleinteilige Tätigkeiten umfasst – von technischen und infrastrukturellen Aufgaben bis hin zur kaufmännischen Betreuung von Immobilien. Technik, Bewirtschaftung und Verwaltung von Objekten sind zu koordinieren, und dabei ist ein erstklassiger Service von entscheidender Bedeutung.
Standardisierte Prozesse und die richtige Software können dich im Gebäudemanagement massiv unterstützen: Dein Team spart Zeit und Ressourcen, sorgt für mehr Effizienz und erhöht die Zufriedenheit der Kunden und Dienstleister. Was kann eine Lösung wie Jira Service Management ganz konkret leisten, wenn es darum geht, das Gebäudemanagement zu modernisieren und dabei eine rigorose Serviceorientierung zu verfolgen?
Standardisierung von Prozessen in einem Serviceportal
Wenn dein Team die unterschiedlichen Services, nach denen die Kunden, Dienstleister und Partnerunternehmen fragen, in Form eines Katalogs aufbereitet und strukturiert hat, müssen sie mit den dazugehörigen Umsetzungsprozessen digital abgebildet werden. Jira Service Management macht es deinem Team denkbar einfach, ein Serviceportal für diese standardisierten Dienstleistungen zu implementieren. Eine solche Plattform ist in wenigen Minuten aufgesetzt: Die Software bringt sogar eine spezielle Vorlage für Facility-Management-Teams mit, die eine Reihe vorgefertigter Anfragetypen und Workflows für typische Abläufe im Gebäudemanagement bereitstellt.
Anpassung der Vorlage nach den Anforderungen deines Teams
Jira Service Management erlaubt es dir im nächsten Schritt, eine genutzte Vorlage – in unserem Fall also die für das Facility-Management – nach Belieben anzupassen und nach den Bedürfnissen deines Unternehmens zu individualisieren. Du kannst neue Vorgangstypen hinzufügen oder die bestehenden Vorgangstypen ändern und sie beispielsweise um neue Felder ergänzen, Workflows per Drag & Drop in einem visuellen Editor bearbeiten, Automatisierungen und obligatorische Freigaben einbinden und mehr. Das macht Jira Service Management so flexibel und passgenau für die unterschiedlichsten Service-Management-Anwendungsfälle.
Strukturierte Workflows und klare Verantwortlichkeiten
Dadurch, dass Kunden- und Partneranfragen über das Serviceportal von Jira Service Management eingehen, werden sie von Anfang an in strukturierte Workflows überführt. Die Aufgaben zur Servicebereitstellung sind also systematisch in einer zentralen Software abgebildet statt beispielsweise in dezentralen Tabellen; sie sind den richtigen Personen zugewiesen und mit allen erforderlichen Informationen angereichert, um passgenaue, effiziente Prozesse zu durchlaufen.
Fristen und Termine im Blick
Dein Team kann im Hinblick auf die Servicebereitstellung Service-Level-Agreements etablieren. Diese lassen sich in Jira Service Management flexibel konfigurieren und in die Workflows integrieren. Durch planbare Reaktions- und Bereitstellungszeiten erhöht sich die Servicequalität noch einmal signifikant; zudem helfen SLA-basierte Termine deinem Team bei der Priorisierung ihrer aktuellen Tätigkeiten und Aufgaben.
Durchgehende Nachverfolgung
Jira Service Management schafft zusätzliche Transparenz in den Gebäudemanagement-Prozessen deines Teams. Jede Serviceanfrage ist mit ihren Statusinformationen und dem Stand der Bearbeitung zentral sichtbar und nachverfolgbar. Du kannst also jederzeit den aktuellen Status quo einsehen. Das gilt auch für die Partei, die die Anfrage gestellt hat: Mit der entsprechenden Konfiguration kannst du dafür sorgen, dass deine Kunden bei jeder Statusänderung ihres Tickets automatisch informiert werden und somit stets auf dem Laufenden sind, ohne erst nachfragen zu müssen.
Selbstbedienung mit einer Wissensbasis
Kunden, Dienstleister und die diversen weiteren Parteien, mit denen dein Unternehmen im Rahmen des Gebäudemanagements interagiert, sollten die Möglichkeit haben, sich wichtige Informationen per Selbstbedienung zu beschaffen. Das gelingt mit einer Confluence-basierten Wissensbasis, die an das Serviceportal angeschlossen ist. Anleitungen, Artikel zu häufig gestellten Fragen, Musterdokumente und Formulare – all dies und mehr kann dein Team hier in durchsuchbarer Form vorhalten. Wenn Kunden und Partner Antworten selbst finden, lassen sich viele Standard-Serviceanfragen schon klären, bevor sie überhaupt aufkommen.
Lösungen für hartnäckige Herausforderungen
Die zielgerichtete Digitalisierung im Gebäudemanagement mithilfe von Jira Service Management löst mittel- und langfristig viele der Probleme, die typischerweise mit unstrukturierten analogen Arbeitsweisen einhergehen:
- Flaschenhälse in der Kommunikation: Standardisierte Services sorgen von vornherein dafür, dass alle Seiten über dieselbe Sache sprechen. Jira Service Management zentralisiert und vereinfacht diese Kommunikation sowie die Abstimmung im Team und mit den Kunden.
- Ineffiziente Workflows: Dank der Automatisierung repetitiver Aufgaben und anpassbarer Prozesse kannst du das Workflow-Management effizienter aufstellen und Durchlaufzeiten beschleunigen.
- Überlastung des Teams: Unstrukturiert auflaufende Anrufe und Mails kosten Zeit und verursachen Stress. Jira Service Management hilft, Arbeiten in systematische Bahnen zu lenken, sie richtig zu priorisieren und die Menge an Standardanfragen zu senken.
- Mangel an entscheidungsrelevanten Daten: Jira Service Management stellt Daten und Auswertungen bereit, die helfen, fundierte Entscheidungen über Serviceanfragen, Personalplanungen und Ressourcenzuweisungen zu treffen.
- Schwankende Servicequalität: Mit Jira Service Management stellt dein Team eine kontinuierlich hohe Servicequalität sicher und schafft reibungsarme, zufriedenstellende Nutzungserlebnisse.
Effektive, effiziente Serviceerfahrungen
Jedes Team mit seinen Verantwortlichkeiten und Aufgabenfeldern ist einzigartig. Deshalb geht mit den Service-Management-Use-Cases eines jeden Teams Komplexität einher. Jira Service Management unterstützt dich dabei, die Komplexität zu reduzieren, und ermöglicht es, sie auf deine spezifischen Anwendungsfälle und Szenarien passgenau zuzuschneiden. Ein Serviceprojekt mit einem nutzerfreundlichen Serviceportal und einer praktischen Wissensbasis ist ein geeignetes Instrument für die Etablierung wirksamer Service-Management-Ansätze im Gebäudemanagement.
Möchtest du mehr darüber wissen, wie auch dein Team mit moderner Software effektive, effiziente und zufriedenstellende Serviceerfahrungen schaffen kann? Unsere Atlassian-Fachleute freuen sich darauf, mit dir über diesen und weitere konkrete Service-Management-Anwendungsfälle in deinem Unternehmen ins Gespräch zu kommen und dir Jira Service Management in einer persönlichen Demo-Session zu zeigen!
