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Die Confluence Mission Control

Effektive Admin-Werkzeuge für die Pflege deines gedeihenden Confluence-Gartens

11. July 2024

Die neue Mission Control in Confluence versetzt deine administrativen Teams in die Lage, den Gesundheitszustand der Instanz effektiver zu verwalten.
Die Confluence Mission Control

Ein eigener Garten ist etwas Herrliches! Er bietet einen unvergleichlichen Rückzugs- und Erholungsraum inmitten des Duftes von Gras und Blumen, des Summens von Insekten, des Gesangs der Vögel. Es ist ebenso köstlich wie befriedigend, frisches Obst aus eigenem Anbau zu ernten, saftige Beeren von gesunden Sträuchern zu zupfen, knackigen Salat aus dem Hochbeet zu schneiden, aromatische Tomaten von selbst gezogenen Stauden zu pflücken.

Um in den Genuss dieser Entspannung zu kommen und diese Früchte ernten zu können, ist allerdings reichlich Arbeit erforderlich: Ein Garten braucht Pflege und Hingabe, sonst ist es schnell vorbei mit der Pracht. Was würde passieren, wenn du den Dingen einfach ihren Lauf ließest?

Unkraut überwuchert deine Blumenbeete, die Wilde Brombeere breitet sich mit ihren furchtbar stacheligen Ranken in jedem Winkel aus, Schnecken machen sich radikal über deine Gemüsepflanzen her, die Äpfel und Pflaumen an den ungepflegten, nicht ausgegeizten Bäumen werden von Jahr zu Jahr kleiner und saurer.

Gewiss, auch das mag seinen Reiz haben. Manche Leute schwören auf solche Naturgärten. Dann musst du eben in Kauf nehmen, dich immer wieder an Stacheln zu stechen, durch kniehohes feuchtes Gras zu waten und zu erleben, wie deine einst ertragreichen Kulturpflanzen den evolutionären Kampf gegen aggressives Unkraut und humorlose Fressfeinde verlieren.

Ein Confluence-System hat Parallelen zu einem Garten: Es braucht ebenfalls Pflege und Liebe, es kann ebenfalls verwildern, und wenn du dauerhaft möglichst viel Ertrag erzielen willst, kannst du die Hände nicht in den Schoß legen.

Ein Schuppen voller effektiver Werkzeuge in Confluence

Beantwortet der Confluence-Content alle wichtigen Informationsbedürfnisse deiner Teams? Wie aktuell sind die Inhalte? Finden die User, was sie suchen? Wer hat eigentlich Admin-Zugriff auf deine Confluence-Instanz? Sind das die richtigen Leute?

Vor allem in großen, komplexen Systemen ist es nicht so einfach, Antworten auf diese Fragen zu geben. Ohne strukturierte, ausgereifte administrative Tools besteht die Gefahr, dass deine Instanz mit der Zeit unübersichtlich und ineffektiv wird und vermüllt.

In deinem Garten hast du einen gut sortierten Schuppen voller Geräte und Werkzeuge zur Verfügung, um Wildwuchs zu verhindern und das Gedeihen der richtigen Pflanzen zu fördern: Vertikutierer, Astschere, Gießkanne, Flüssigdünger und so weiter.

Auch Confluence stellt dir nun ein Set an Tools zur Verfügung, das deine Wartungs- und Pflegekonzepte unterstützt: Atlassian hat die Confluence Mission Control für die Premium- und Enterprise-Tarife von Confluence vorgestellt. Dieses verbesserte und erweiterte Admin-Featureset versetzt deine administrativen Teams in die Lage, den Zustand der Instanz effektiver und effizienter zu verwalten.

Was ist die Confluence Mission Control?

Bei der Mission Control handelt es sich um einen dedizierten Arbeitsbereich für Confluence-Produktadmins. Hier erhält dein Team proaktive Alarme, kann Einsichten zur Aktivität gewinnen und Maßnahmen zur Verbesserung der Systemgesundheit ergreifen.

Damit gibt es nun einen zentralen Ort, an dem du nicht nur auf alle wichtigen administrativen Werkzeuge zugreifen kannst, sondern der außerdem als Dashboard für alle instanzweiten Aktivitäten dient. So hast du beispielsweise die Möglichkeit, zu ermitteln, wie viele Bereiche die Instanz eigentlich umfasst und welche von ihnen sehr viele inaktive Inhalte enthalten. Das hilft deinen Admins, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und den Gesundheitszustand der Instanz gezielt zu verbessern.

Proaktives Health-Management für deine Instanz

User kommen und gehen, Teams entstehen und lösen sich auf, das Unternehmen entwickelt sich weiter – und damit unterliegt deine Confluence-Instanz einer ständigen Evolution. Die Mission Control erhöht die Sichtbarkeit wichtiger Health-Faktoren, sodass du Probleme proaktiv anpacken kannst, statt sie reaktiv lösen zu müssen:

  • Engagement-Metriken: Hier siehst du die Gesamtzahlen aller aktiven Seiten, Blogs und Whiteboards. Außerdem hast du unter anderem im Blick, wie viele Bereiche die Instanz umfasst, welche von ihnen die meisten Inhalte enthalten und welche viel inaktiven Content aufweisen.
  • Verwaltung externer Zugriffe: Die Auswertung von Public-Link-Aktivitäten und Gastzugängen erlaubt es dir, Berechtigungen und Datensicherheitseinstellungen von Inhalten schnell und zentral zu verwalten. Du siehst, welche Links öffentlich sind und wer auf sie zugreifen kann. Diese Sektion ist unter Sicherheitsaspekten besonders wichtig, denn sie hilft zu gewährleisten, dass keine unautorisierten User Zugriff haben und die Informationen sicher bleiben.
  • Beta-Features: In diesem Bereich ist aufgeführt, welche Confluence-Betafunktionen in der Instanz aktiv sind. Du kannst jede Funktionalität an- oder abwählen.
  • Confluence-Admins: Diese Sektion macht die Admins für jeden Bereich und jede Seite sichtbar und ist zum Beispiel hilfreich, wenn ein Problem oder ein Update Admin-übergreifend effizient kommuniziert werden soll.
  • Alarm-Banner: Die Mission Control hilft dir sicherzustellen, dass keine relevanten Informationen durchrutschen. Benötigt ein internes Team oder ein externer Partner weiterhin Zugriff auf einen Bereich oder Link, kannst du entsprechend reagieren, ohne nachzufragen.

Gestraffte Content-Verwaltung

Die Einsichten, die die Mission Control dir bietet, unterstützen strategische datenbasierte Entscheidungen im Hinblick auf die inhaltliche Verwaltung deiner Instanz. Du hast Suchaktivitäten, Click-through-Raten, Bereichs- und Seitennutzung, administrative Bereichs-Owner und weitere Details jederzeit im Blick. Dabei kannst du Ebene für Ebene vorgehen und beispielsweise nahtlos vom Instanz-Level ins Bereichs-Level springen. Möchtest du wissen, wie viele inaktive Seiten es instanzweit gibt, und anschließend erfahren, welche Bereiche die meisten davon enthalten? Kein Problem!

In dieser Sektion hast du die folgenden Möglichkeiten:

  • Mithilfe des Leaderboards, das zeigt, welche Bereiche die meisten inaktiven Seiten aufweisen, kannst du veralteten Content über die Instanz hinweg aufspüren und festlegen, welche Inhalte entfernt oder aktualisiert werden sollten.
  • Auf dem Leaderboard siehst du außerdem, welche Suchen die User häufig durchführen und welche von ihnen keine Ergebnisse oder Klicks auf Suchresultate generieren. Darauf aufbauend lässt sich ermitteln, welche neuen Inhalte nötig sind, um die Bedürfnisse der Teams zu erfüllen.
  • Es gibt in deinem Confluence-System vermutlich jede Menge Seiten, deren Owner inaktiv sind, etwa weil es sich um ehemalige Angestellte handelt. Du kannst identifizieren, in welchen Bereichen besonders viele solcher Seiten liegen, denen neue Owner zugewiesen werden sollten, damit keine Workflows und Kommunikationskanäle ins Stocken geraten.
  • Indem du beliebte und relevante Suchtrends sichtbar machst und deine Erkenntnisse an die Stakeholder kommunizierst, kannst du wirksam auf die Content-Strategie in Confluence Einfluss nehmen und die Nützlichkeit der Inhalte gezielt steigern.

Nahtloses Nutzungserlebnis für Admins

Der Admin-Job ist anspruchsvoll. Du sollst den Fachteams helfen, möglichst das Optimum aus Confluence herauszuholen, und gleichzeitig dafür sorgen, dass die Instanz auf Dauer gut organisiert und effizient zu nutzen ist. Dafür brauchst du Zugriff auf diverse Tools, Einstellungen und Konfigurationen. Die Mission Control macht all diese Werkzeuge an einem zentralen Ort unkompliziert verfügbar. Das spart Zeit und ist effizient.

In der überarbeiteten seitlichen Navigation findest du alle relevanten Features nach Kategorien sortiert, darunter diese:

  • Du kannst Banner erstellen, die dann instanzweit ausgestrahlt werden, um die User beispielsweise über neue Sicherheitseinstellungen oder neue Features zu informieren.
  • Im Audit-Log siehst du die komplette Änderungshistorie des Confluence-Systems. Das ist unter anderem hilfreich für das Tracking von Berechtigungen, globalen Einstellungen oder Veränderungen an Apps.
  • Über das Dropdown-Menü oder die integrierte Einstellungssuche findest du schnell die gewünschten Tools – von Sicherheitskonfigurationen bis zu globalen Einstellungen.

Eine Mission Control auch auf Bereichsebene

Die Erkenntnisse, die sich durch die Mission Control eröffnen, sind für die Arbeit der Produkt-Admins eine echte Hilfe – aber warum sollten nur sie von diesen Vorteilen profitieren? Darauf hat Atlassian keine logische Antwort gefunden, und somit steht die Mission Control auch auf Bereichsebene zur Verfügung, um den entsprechenden Space-Admins mit wertvollen Informationen unter die Arme zu greifen.

Diese Mission Control auf Bereichs-Level bietet ein sehr ähnliches Nutzungserlebnis wie das beschriebene, nur dass sich die vorgehaltenen Informationen eben auf den betreffenden Bereich beschränken. So wird also nicht der globale Gesamt-Content angezeigt, sondern lediglich der im spezifischen Bereich.

Ob du Produkt- oder Bereichs-Admin bist – die Mission Control hilft dir, einen umfassenden Blick auf die Inhalte, die Daten und die Aktivitäten in deinem Verantwortsbereich zu erhalten und darauf aufbauend gezielte Maßnahmen zu ergreifen, um das Gedeihen des Confluence-Gartens wirksam zu fördern.

Hast du Fragen? Möchtest du mehr über die neuen Funktionen und Möglichkeiten wissen? Dann vereinbare einfach direkt einen Beratungstermin: Unser erfahrenes Fachteam freut sich darauf, mit dir ins Gespräch zu kommen!

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