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Bessere Kommunikation im Unternehmen – durch ein zentrales Social Intranet

So wirkst du der Fragmentierung von Informationen entgegen

30. Januar 2025

Die Vielzahl der Kommunikationswege in modernen Organisationen macht es zur Herausforderung, wichtige Informationen gezielt an die richtigen Leute zu kommunizieren. Ein zentrales Social Intranet defragmentiert die Informationsflüsse und schafft eine bessere Kommunikation im Unternehmen.
Bessere Kommunikation im Unternehmen – durch ein zentrales Social Intranet

Eine bessere Kommunikation im Unternehmen – dieses Ziel teilen Führungskräfte und Teams gleichermaßen. Doch die interne Unternehmenskommunikation hält täglich Herausforderungen bereit. Kennst du zum Beispiel diese Situation? Morgens im Büro, noch ist es ruhig auf den Gängen und in den Räumen, und erst nach und nach trudeln die Teammitglieder ein. Du stehst mit einer Tasse Kaffee am Fenster und denkst an die Aufgaben und Termine, die heute anliegen – da fliegt dir eine Idee zu!

Wie wäre es, wenn …

Hat sie womöglich gar das Zeug, das Produkt, an dem die Teams, die du leitest, grundlegend auf eine neue Stufe zu heben? Wie auch immer – du solltest das Thema auf jeden Fall mit anderen Leuten diskutieren! Doch die leidige (und häufig gar nicht so leicht zu beantwortende) Frage lautet einmal mehr: Wie erreichst du als Führungskraft die richtigen Personen? Wie lenkst du die interne Unternehmenskommunikation also in effektive Bahnen?

Schlechte interne Unternehmenskommunikation und ihre Auswirkungen

Ein Gespräch in der Kaffeeküche oder auf dem Flur ist gut und schön, aber wäre es nicht besser, für die interne Unternehmenskommunikation auf einen digital dokumentierten Kommunikationskanal zurückzugreifen? Welchen? Den Gruppenchat eines bestimmten Teams? Den größeren, teamübergreifenden Chat für das Produkt? Den Microblog? Eine klassische E-Mail? Eine Confluence-Seite, um sie anschließend zu teilen? Ein Jira-Ticket? Oder wäre doch ein konzentriertes Meeting eine sinnvolle Option, um die Idee in einer relevanten Runde vorzustellen? Welche Kanäle schaffen eine bessere Kommunikation im Unternehmen?

Die Vielzahl der Kommunikationswege und -mittel, die es in modernen Organisationen gibt, macht es nicht selten zur Herausforderung, wichtige Informationen gezielt an die richtigen Leute zu kommunizieren. Das Ergebnis: Infos sind defragmentiert, in unterschiedlichen Tools verteilt und erreichen zu oft nicht ihr angedachtes Publikum, weil sie im Rauschen untergehen.

Eine schlechte interne Unternehmenskommunikation hat Auswirkungen auf mehreren Ebenen:

  • Die Informationsstände über die Teams und Individuen hinweg sind unterschiedlich.
  • Informationslücken behindern das übergreifende Alignment.
  • Die generelle Transparenz im Unternehmen leidet.
  • Effektivität und Effizienz der Zusammenarbeit werden beeinträchtigt.
  • Die Informationsbeschaffung ist teils aufwendig und ineffizient.
  • Die zentrale Dokumentation wichtiger Informationen ist lückenhaft.

 
Die Herausforderung, den geeigneten Kommunikationskanal für ein bestimmtes Anliegen zu identifizieren – ob nun als Führungskraft oder als Teammitglied –, ist in der verteilten Tool-Landschaft der modernen Arbeitswelt allgegenwärtig. Wie löst du sie und sorgst für eine bessere Kommunikation im Unternehmen?

Bessere Kommunikation im Unternehmen durch defragmentierte Informationen

Mit einem modernen Intranet wie Mantra – Social Intranet mit Confluence erledigt sich die Frage nach dem passenden Kommunikationskanal in vielen Fällen von ganz allein: Natürlich ist das Intranet genau der richtige Ort, um Informationen zu teilen, die von teamübergreifendem Interesse sind oder sein könnte! Schließlich soll eine etablierte, erfolgreiche Intranet-Plattform den kommunikativen und kollaborativen Mittelpunkt einer Organisation bilden und dadurch quer durchs Unternehmen Nutzen stiften und Wert entfalten.

Ein solches Intranet wirkt der Defragmentierung schlagkräftig entgegen und schafft eine wichtige Basis für eine bessere Kommunikation im Unternehmen: Alle User wissen, dass dies der erste Anlaufpunkt ist, wenn es darum geht, Informationen teamübergreifend zu teilen und möglichst viele Leute in der Organisation zu erreichen. Mantra bietet mehrere Optionen, um deine Inhalte im Intranet zu teilen und der problematischen informellen Defragmentierung entgegenzuwirken.

News

Dies war und ist quasi der Kernanwendungsfall eines Intranets: Führungskräfte, das Management und/oder die Unternehmenskommunikation nutzen News, um Informationen an die Angestellten zu kommunizieren. Doch mittlerweile wird dieser Ansatz längst nicht mehr so strikt gehandhabt wie in Zeiten des Intranet 1.0, das weitgehend der Top-down-Kommunikation vorbehalten war.

Viele Organisationen machen die Newsfunktionen heute deutlich breiter zugänglich und ermächtigen auch die Teams, auf diese Weise Updates und Neuigkeiten zu verbreiten. Durch diesen mehrgleisigen Ansatz – top-down, bottom-up, horizontal – ist die Bandbreite an Meldungen und Nachrichten größer denn je.

News sind aufmerksamkeitsstark und bilden in einem rege genutzten Intranet einen idealen Kanal, um möglichst viel Aufmerksamkeit zu schaffen. Und mit Mantra erstellst du News-Beiträge in einem schlanken, intuitiven Prozess, der sich nahtlos in Confluence einbettet.

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Social Posts

Feedback einholen, Fragen stellen, sich teamübergreifend austauschen – die Posts-Funktion von Mantra erfüllt das Bedürfnis nach offenen, modernen Diskussionsmöglichkeiten im Social-Media-Stil. Dies ist der zweite wichtige Kanal für eine bessere Kommunikation im Unternehmen, um den Mantra dein Confluence-System erweitert.

Die Social Timeline mit ihren Posts orientiert sich konzeptionell an den sozialen Medien, wie sie die meisten User aus ihrer privaten Nutzung kennen, mitsamt Kommentaren in Thread-Form und schnellen Feedbackmöglichkeiten per Like für den unkomplizierten Austausch über Team- und Abteilungsgrenzen hinweg.

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Events

Betrifft dein Inhalt einen bestimmten Termin oder eine Veranstaltung? Dann könnte es sinnvoll sein, ihn als Event aufzubereiten. Auch dafür gibt das Mantra-Intranet dir ein praktisches Feature-Set an die Hand.

Mit wenigen Klicks und Eingaben erstellst du eine detaillierte Veranstaltungsseite mit Titel, Beschreibung, Visualisierung, Anhängen und dynamischen Teilnehmerlisten, in die sich die User per Klick eintragen können und die nahtlos mit Kalendern wie Outlook und Google synchronisiert werden. Diese Funktionen unterstützen dich effektiv bei der Organisation des Events, schaffen Sichtbarkeit für die Inhalte, sorgen für Transparenz in Echtzeit – und damit für eine bessere Kommunikation im Unternehmen.

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Dauerhafte Referenzierung

Ein nicht zu vernachlässigender Nebeneffekt: All diese Inhalte, die du im Mantra-Intranet veröffentlichst – News, Posts, Events –, sind nativer Confluence-Content. Dementsprechend sind sie mit der Veröffentlichung dauerhaft verfügbar, zentral referenziert und systemübergreifend auffindbar.

Das ist ein wesentlicher Unterschied zu der fragmentierten Kommunikation in unterschiedlichen dezentralen Kanälen und Formaten, die häufig intransparent und im Nachhinein schwer nachvollziehbar ist. Ein modernes Social Intranet auf Basis von Mantra trägt hingegen dazu bei, die interne Unternehmenskommunikation zu defragmentieren und effektiv zu kanalisieren.

Mantra für Confluence ist nicht nur eine Plattform für effektives Wissensmanagement, sondern auch ein Werkzeug für transparente, schnelle und wirksame interne Unternehmenskommunikation. Mit den integrierten Community-Funktionen kannst du ganz einfach und ohne Hürden Informationen zielgerichtet an die Zielgruppen bringen, Ideen austauschen, Fragen stellen und aktuelle Themen diskutieren.

Möchtest du nun mehr über Social Intranet mit Confluence erfahren? Dann melde dich am besten gleich bei unserem Fachteam: Gerne kommen wir mit dir über deine Anforderungen an ein modernes Intranet ins Gespräch und zeigen dir, was Mantra in deinem Unternehmen bewirken kann!

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