Dass ein automatisiertes Onboarding erhebliche Vorteile mit sich bringt, ist längst kein Geheimtipp mehr. (Falls du es noch nicht getan hast, wirf doch rasch einen Blick auf unsere beiden einführenden Beiträge Automatisierung im Onboarding-Prozess neuer Angestellter und Die richtigen Onboarding-Automatisierungen mit der richtigen Onboarding-Software.)
Zusammengefasst: Durch standardisierte Prozesse und Automatisierungen wird die Einarbeitungsphase schlanker, effizienter, weniger fehleranfällig – und letztlich entspannter und angenehmer für alle beteiligten Parteien im Unternehmen. Und das Wichtigste: Die neuen Teammitglieder fühlen sich willkommen; sie profitieren von einer nahtlosen Koordination und werden so schnell wie möglich in die Lage versetzt, ihre Fähigkeiten im Sinne der Organisation zu entfalten und Wert zu stiften.
Doch ein automatisiertes Onboarding fällt nicht vom Himmel, und dein Team muss wissen, was es tut. Wie gut, dass es in deinem Unternehmen vermutlich bereits bestehende und etablierte Prozesse gibt, an denen du dir ein Beispiel nehmen kannst!
ITSM als Inspiration für ein automatisiertes Onboarding
Was ist das Geheimnis erfolgreicher IT-Teams? Sie sind dazu übergegangen, sich als Dienstleister innerhalb der Organisation zu verstehen. Das Schlagwort, dass dir sicherlich ein Begriff ist, lautet IT-Service-Management, kurz ITSM.
Moderne ITSM-Teams bilden ihre Verantwortlichkeiten und Aufgaben so weit wie möglich in Form standardisierter Services ab. Sie folgen in ihren Tätigkeiten – also beispielsweise im technischen Support – einem strikten Service-Gedanken und betrachten die Teammitglieder in den Fachabteilungen als ihre Kunden.
Das Ziel liegt auf der Hand: Automatisierte Prozesse, eine bessere Kontrolle und sichtbare, wiederholbare Workflows sollen eine schnelle, zuverlässige und hochqualitative Service-Auslieferung an die Kunden unterstützen. Und das nehmen sich zunehmend andere (nicht-technische) Teams zum Vorbild: Sie adaptieren bewährte Vorgehensweisen der IT-Teams für ihre eigenen Belange und wollen an die Erfolge anknüpfen, die der ITSM-Ansatz erwiesenermaßen mit sich bringt.
Dein HR-Team braucht also das Rad nicht neu zu erfinden, sondern kann sich aus einem Fundus bewährter Praktiken und Konzepte bedienen, um ein standardisiertes, automatisiertes Onboarding in der Art eines modernen Service-Managements-Ansatzes aufzubauen.
Diese beiden einführenden Artikel bieten dir einen guten Einstieg ins Thema:
- Modernes ITSM als Inspiration für ein organisationsweites Enterprise Service Management (ESM)
- 8 Vorteile von Enterprise-Service-Management
Was es dafür braucht? Eine gründliche Analyse der eigenen Aufgaben und Anforderungen; darauf aufbauend, die Konzeption reproduzierbarer Services mit entsprechenden Workflows – und eine Software, um die Prozesse digital abzubilden.
Frag doch einmal nach, welches Tool in den ITSM-Teams deines Unternehmens zum Einsatz kommt. Die Chancen stehen nicht schlecht, dass Jira Service Management dabei ist, die populäre ITSM- und ESM-Lösung von Atlassian.
Automatisiertes Onboarding, powered by Jira Service Management
Jira Service Management bietet dir zahlreiche Optionen für Automatisierungen, die helfen, die Koordination zwischen den für das Onboarding relevanten Teams (also HR, IT, Facility-Management, Recht, Fachteams etc.) in strukturierte Bahnen zu lenken und die Erledigung der Onboarding-Aufgaben zu beschleunigen.
Hier sind fünf Bereiche, in denen Jira Service Management dazu beitragen kann, die HR-Prozesse zu modernisieren und ein wirklich automatisiertes Onboarding zu etablieren.
Übergreifende Zusammenarbeit auf Software-Basis
Mit durchdachten Workflows in Jira Service Management läuft das übergreifende Zusammenspiel zwischen den Teams beziehungsweise Abteilungen mit deutlich weniger Reibung. Das automatisierte Onboarding ist in der Lage, Tickets automatisch den richtigen Personen oder Teams zuzuweisen, aus initialen Vorgängen selbständig die erforderlichen Folgetickets zu generieren, Vorgangsstatus auf Basis bestimmter Transitionen automatisch zu aktualisieren, offene Tickets nach gewissen Zeiträumen erneut vorzulegen und vieles mehr.
So gehen keine Aufgaben unter, es sind stets die richtigen Leute involviert, Verzögerungen werden vermieden – und zwar ohne aufwendige manuelle Koordination, ohne Mails hin und her zu schicken, ohne ständig aktiv nachfragen zu müssen.
KI-Unterstützung bei der Selbstbedienung
Hat dein Team all die Fragen, die vielen Neulingen unter den Nägeln brennen, längst beantwortet? Du hast Abläufe beschrieben, Problemlösungen erläutert, Anleitungen erstellt?. All diese Inhalte kannst du neuen Teammitgliedern auf einem Self-Service-Portal zur Verfügung stellen, sodass diese sich selbst bedienen können, wenn Unklarheiten auftreten.
Dabei finden sie tatkräftige Unterstützung in KI-gestützten Agents, die die gesuchten Antworten in kürzester Zeit aus der Vielzahl von Wissensbasis-Artikeln herausfiltern. Die KI vollführt also die Sucharbeit und liefert den Leuten schnell Zusammenfassungen inklusive weiterführender Links. Das ist automatisiertes Onboarding auf die moderne Art!
Verbindungen zwischen Onboarding-Tool und HR-Software
Wahrscheinlich sind in deinem Team diverse Speziallösungen für HR- und Recruiting-Anwendungsfälle im Einsatz, richtig? Da dürfte es eine gute Nachricht sein, dass du sie über dedizierte Apps (oder alternativ via API-Programmierschnittstelle) mit Jira Service Management koppeln kannst.
Solche Integrationen versetzen dich in die Lage, Daten zwischen den Tools automatisch zu übergeben und Aktualisierungen zu synchronisieren. So kann ein Trigger in Jira Service Management beispielsweise direkt eine entsprechende Aktion in Personio auslösen, ohne dass du manuell aktiv zu werden brauchst. Das erspart deinem Team (insbesondere auf großer Skala!) jede Menge fehleranfälliger Handarbeit.
Bereitstellung technischer Leistungen über Scripting-Werkzeuge
Skripte sind sehr mächtig, wenn es darum geht, wiederkehrende manuelle Tätigkeiten zu automatisieren – und von der Nutzung von Skripten kann auch das Onboarding massiv profitieren! Du hast nämlich die Option, Jira Service Management mit einem Scripting-Tool deiner Wahl zu verbinden (möglicherweise hat die IT eine solche Integration längst eingerichtet).
Ist dies erfolgt, können die involvierten technischen Teams mithilfe von Skripten die Provisionierung von Accounts, die Bereitstellung von Software und viele andere Aufgaben weitgehend an das System delegieren. Das entlastet die stark beanspruchten Fachteams und baut Reibung in einem Prozessteil ab, der in vielen Unternehmen traditionell stottert. Du findest in deiner Organisation bestimmt hilfsbereite Fachleute, die dir bei dieser Form des automatisierten Onboardings unter die Arme greifen!
Durchgehende Transparenz und visualisierte Nachverfolgung
Ein Neuling hat eine Frage zum Stand der Dinge? Stakeholder möchten wissen, wie ein spezifischer Onboarding-Prozess voranschreitet? Dein Team will analysieren, wo es Engpässe gibt und an welchen Stellen der Prozess noch hakt? Woran es klassischen Onboarding-Ansätzen leider oft fehlt, ist Transparenz.
Mit Jira Service Management ändert sich das: Mit wenigen Klicks stellst du auf Basis echter Daten erhellende Reports zusammen, Echtzeit-Dashboards mit intuitiv erfassbaren Visualisierungen geben jederzeit Auskunft zum Status quo. Das Reporting von Jira Service Management als Teil des automatisierten Onboardings schafft lückenlose Sichtbarkeit, inklusive Live-Schnappschüssen: Bye bye Slide-Deck, hallo Echtzeit-Reporting!
Der Weg deines Teams in die Onboarding-Zukunft
Die genannten Formen der Automatisierung schaffen beste Voraussetzungen dafür, die Einarbeitungsprozesse deiner Organisation in ein nahtloses, modernes Service-Erlebnis zu transformieren. Was das bedeutet? Kurz: Ein in weiten Teilen automatisiertes Onboarding stellt die Weichen für eine Zukunft, in der begehrte Talente nicht durch knirschende, frustrierende Abläufe verschreckt werden, sondern sich vom ersten Tag an wertgeschätzt, ernstgenommen und willkommen fühlen. Und das ist in Zeiten des Fachkräftemangels ein Ziel, das jede initiale Mühe wert sein sollte!
Möchtest du mehr über moderne HR-Tools im Onboarding-Prozess erfahren? Schau dir unsere Lösung zur Strukturierung deines Bewerbermanagements an und erfahre, mit welchem Setup du das Onboarding deines Unternehmens auf das nächste Level bringst!
