Die meisten Unternehmen sind sich der herausragenden Bedeutung bewusst, die das Recruiting für den Erfolg der Gesamtorganisation hat. Und trotzdem: Mangelnde Professionalisierung, unausgereifte Prozesse sowie zu wenig Recruiting-Automation (und dementsprechend viele manuelle Tätigkeiten) führen dazu, dass die Personalbeschaffung nicht effizient läuft, dass Talente abspringen und dass offene Stellen lange unbesetzt bleiben.
Schlechte Skalierbarkeit
Leider skaliert das Bewerbungsmanagement in vielen HR-Teams nicht besonders gut. Es ist eben ein gewaltiger Unterschied, ob ein Team zehn oder mehrere hundert Bewerbungen pro Woche bearbeiten muss: Auf großer Skala droht ohne Recruiting-Automation die Gefahr, dass die Vielzahl an Bewerbungen schwer zu überschauen ist, was die Bearbeitung verlangsamt – mit dem Risiko, durch einen hakeligen, langwierigen Prozess qualifizierte Leute zu verlieren.
Manuelle Prozesse
Auf größerer Skala werden manuelle Prozesse fehleranfälliger, das liegt nun einmal in der Natur des Menschen: Je mehr Fleißaufgaben per Hand zu verrichten sind, desto höher ist das Risiko, dass sich zum Beispiel Flüchtigkeitsfehler einschleichen oder Dinge schlicht vergessen werden. Das führt zu Verzögerungen, Missverständnissen und letztlich Stress und Mehrarbeit, die mit Automation im Recruiting vermeidbar sind.
Mangelnde Objektivität
Manuelle Abläufe und fehlende Standardisierung können außerdem dazu führen, dass subjektive Meinungen den Recruiting-Prozess beherrschen. Wenn beispielsweise unterschiedliche Personen in Interviews unterschiedliche Fragenpools nutzen, kommen sie zu uneinheitlichen Bewertungen; es fehlt an Objektivität, was wiederum zu falschen Entscheidungen führt.
Konkret: Was kann Automation für dein Recruiting leisten?
Dies sind drei triftige Gründe, warum HR-Teams auf Standardisierung und Automatisierung setzen sollten. Automation im Recruiting macht Personalabteilungen effizienter, schneller und präziser – und verbessert damit nicht zuletzt die individuelle Bewerbungserfahrung.
Aber werden wir doch mal konkret! Mit welchen Funktionen und Möglichkeiten hilft eine ausgereifte Service-Management-Software deinem Team bei der Automation von Recruiting-Abläufen und -Aufgaben? Dies sind sechs Bereiche, in denen HR-Abteilungen mit ihrem Bewerbungsmanagement sofort von Recruiting-Automation profitieren!
Bewerbungseingang automatisieren
Mit der richtigen Automatisierung wird aus jeder Bewerbung – ob sie per E-Mail eingeht, über ein Formular oder über ein dediziertes Self-Service-Portal – automatisch ein zentralisierter, nachverfolgbarer Vorgang. Je nach Kriterien wie Stelle oder Standort kann dieses Ticket automatisch der richtigen Person im HR-Team zugewiesen werden. Der Prozess hat von Beginn an Struktur.
Workflow für Bewerbungsprozesse
Die richtige Software erlaubt es deinem Team, Status wie “Eingegangen“, “In Bearbeitung“, “Interview“, “Abgelehnt“ oder “Angebot gemacht“ völlig frei zu definieren. Dadurch spiegeln sich die unikalen Abläufe deines Teams im digitalen Prozess konkret wider. Zudem können automatische Benachrichtigungen des Systems (zum Beispiel wenn eine Kandidatin Mails zum veränderten Status der Bewerbung erhält) für “kurze Wege” und durchgängige Transparenz sorgen.
SLA-Management
Recruiting-Automations unterstützen HR-Abteilungen bei der praktischen Umsetzung von Service Level Agreements. Das bedeutet, dass dein Team die Recruiting-Leistungen als einen Service betrachtet, dessen Qualität es für die Bewerbenden zu erhalten gilt. Eine gute Service-Management-Software erinnert das Team automatisch an Fristen und legt ihm fällige Aufgaben erneut vor. Auf diese Weise kannst du dafür sorgen, dass Recruiting-Aufgaben möglichst innerhalb der vorgesehenen Zeitfenster erledigt werden und dass sich die Gefahr von Verzögerungen wirksam reduziert. Der Prozess wird also signifikant beschleunigt.
Integration mit anderen Tools
Eine ausgereifte Service-Management-Lösung lässt sich mit dedizierten HR-Tools verknüpfen, beispielsweise SAP SuccessFactors, Workday, Greenhouse oder Personio. Dank solcher Integrationen hat dein Team die Möglichkeit, Bewerbungsdaten aus dem Service-Management-System automatisch an das HR-System zu übergeben und Statusaktualisierungen zwischen beiden Lösungen zu synchronisieren.
Kollaboration mit Confluence
Moderne Service-Management-Tools harmonieren mit Wissensmanagement-Lösungen wie Confluence. Dein Team hat die Möglichkeit, eine zentrale Wissensdatenbank für Standardantworten, Interviewleitfäden und Vorlagen für Jobangebote zu etablieren. Einheitliche, zentralisierte Kataloge für die Durchführung von Interviews tragen dazu bei, möglichst objektive Einschätzungen zu gewinnen.
Bessere Daten und Berichterstattung
Moderne Recruiting-Automation umfasst auch das Reporting. Du erhältst bessere, lückenlose Daten in Form dynamischer Live-Dashboards und automatisiert generierter Reports. Sie helfen deinem Team, KPIs leichter zu erfassen und zu messen, Prozesse effektiver zu analysieren und Recruiting-Strategien – unter anderem dank KI-gestützter Analysen – gezielt zu optimieren. Automatisierung hilft dir also, belastbare Daten zur Basis von Entscheidungen zu machen.
Automation bringt dein Recruiting sofort vorwärts!
Du siehst: Automation im Recruiting kann deinem HR-Team in vielen Bereichen das Leben massiv erleichtern. Mit den richtigen Automatisierungen entlastet du dein Team, reduzierst Fehler, senkst Kosten, verkürzt Durchlaufzeiten und verbesserst die Bewerbungserfahrung für die Talente – und das alles zahlt auf die Kernaufgabe des Recruitings ein, nämlich den Fachteams und Abteilungen möglichst schnell die richtigen Leute für ihre offenen Positionen zu verschaffen.
Du möchtest mehr über moderne HR-Tools im Recruiting-Prozess erfahren? Schau dir unsere Lösung zur Strukturierung deines Bewerbermanagements an und erfahre, mit welchem Setup du deinen Bewerbungsprozess auf das nächste Level bringst!
