In der Welt der Wissensarbeit können wir seit der Pandemie zwei Phänomene beobachten, die nicht recht zusammenpassen wollen. Einerseits sind verteilte Teams nun feste Bestandteile der modernen Arbeitswelt; Remote- und Hybridmodelle werden von Dauer sein. Andererseits hat das Ausmaß der synchronen Kommunikation noch einmal zugenommen: Die Leute in den Unternehmen sitzen häufiger in Meetings als je zuvor.
Das ist ein wenig kontraintuitiv, oder? Eigentlich möchte man doch annehmen, dass Remote-Teams sich vor allem auf asynchrone Kommunikationsformen fokussieren, nicht wahr?
Denken wir doch mal darüber nach, wann Teams und Teammitglieder persönlich und wann sie asynchron kommunizieren sollten – und wie sie die bestmöglichen Ergebnisse bei hoher Effizienz erreichen. Dazu brauchen wir als Ausgangspunkt erstmal eine klare Differenzierung.
Die quantitative Bedeutung von Kommunikation
Synchrone Kommunikation geschieht in Echtzeit. Mehrere Personen finden sich an einem Ort oder virtuell zusammen und reden miteinander: in einem physischen Meeting, in einer Videobesprechung, bei einem Telefonat. Asynchrone Kommunikation findet dagegen zeitversetzt statt. Die Leute müssen also nicht gleichzeitig zugegen sein, um sich auszutauschen. Die asynchrone Kommunikation umfasst beispielsweise Mails, Kommentare in Jira-Tickets, Diskussionen auf Confluence-Seiten oder auch den Austausch in Gruppenchats und Messengern.
Weshalb Organisationen sich stark auf das Thema Kommunikation und ihre Effizienz fokussieren müssen, wird an einer Zahl deutlich: Laut einer Studie verbringen Knowledge Worker durchschnittlich mehr als dreieinhalb Stunden pro Tag mit kommunikativen Tätigkeiten, also mit der Bearbeitung von E-Mails, der Teilnahme an Meetings und Videocalls, mit Chats, mit Kommentaren in unterschiedlichen Softwaresystemen. Fast den halben Arbeitstag haben wir also damit zu tun, uns mit anderen Leuten abzustimmen!
Um kein Missverständnis aufkommen zu lassen: Kommunikation ist nicht schlecht, im Gegenteil! Nur durch Kommunikation entstehen Lösungen für komplexe Probleme, produktive Zusammenarbeit, Transparenz. Eine entscheidende Frage lautet allerdings, wie groß dabei die Anteile an synchroner und asynchroner Kommunikation sind – denn: Meetings sind problematisch, weil sie teuer, aufwendig und häufig unwirksam sind, allzu oft eine kollaborative Dysfunktion.
Und obendrein stellt sich ja die berechtigte Frage, wann deine Teams eigentlich an ihren eigentlichen Aufgaben arbeiten sollen.
Die stärkere Teamverteilung hat zu noch mehr Meetings geführt
Lass uns damit auf die Ausgangslage zurückkommen: Wenn wir auf die Teamkommunikation blicken – was ist diesbezüglich in der Pandemie eigentlich geschehen?
Aus Präsenzteams wurden über Nacht Remote-Teams, und heute sind Hybridmodelle quasi Standard. Im Rückblick stellen wir jedoch fest, dass viele Teams nicht etwa ihre Methoden und Prozesse auf den Prüfstand gestellt, sondern diese lediglich in einen neuen Rahmen eingepasst haben. Das Bild ist jedoch weiterhin dasselbe; die gewohnten Prozesse wurden nicht grundlegend verändert, sondern nur ins Digitale transferiert. Das Präsenzmeeting wurde zwar weitgehend durch den Videocall ersetzt, aber konzeptionell hat sich nichts geändert.
Und damit nicht genug, denn die Medienverschiebung hat die Dinge sogar noch schlimmer gemacht! Während ein physisches Meeting im Vorfeld ein Mindestmaß an Planung und Abstimmung erfordert (Terminfindung, Leute einladen, Raumbuchung), ist ein Videocall per Knopfdruck initiiert. Es ist also so einfach wie nie, ein persönliches Gespräch aufzusetzen, sogar der Weg über den Flur in einen anderen Teamraum ist aufwendiger. Die Folge: Das Aufkommen an persönlichen Besprechungen ist seit Corona sogar angestiegen.
Und das ist ein Problem, das die Teams sich selbst geschaffen haben. Dabei sagen mehr als drei Viertel aller Knowledge Worker, dass Videocalls sie stärker ablenken würden als persönliche Störungen! Die Herausforderung besteht darin, dass in vielen Teams die asynchrone Kommunikation noch längst nicht habitualisiert ist. Die Werkzeuge und Prozesse sind weiterhin stark auf traditionelle Arbeitsmethoden und die persönliche Kommunikation ausgelegt.
Asynchrone Kommunikation und ein Confluence-Intranet
Sehen wir uns doch mal ein paar exemplarische Szenarien an, in denen viele Teams aus dem Bauch heraus automatisch die Meeting-Karte ausspielen – obwohl ihnen längst effizientere asynchrone Wege offenstehen, zum Beispiel mit einem Confluence-basierten Intranet. Und deshalb sollten deine Teams sich immer wieder fragen:
Erfordert dieses Thema oder diese Aufgabe tatsächlich ein Meeting? Oder gibt es besser geeignete Methoden?
Feedback generieren
Eine Person oder ein Team hat eine Idee und möchte dazu Rückmeldungen einholen, Meinungen austauschen und die Potenziale besprechen. Worin besteht häufig der erste Impuls? Darin, einen Termin aufzusetzen, in dem die Idee präsentiert, erläutert und diskutiert werden soll. Wird dieses Meeting effektiv? Mag sein, und es kommt auf Faktoren wie die Tagesform der Beteiligten an, auf Energie und Expertise bezüglich des Themas, auf Ablenkungen und viele weitere Aspekte. Wird es effizient? Wohl kaum!
Ein modernes Intranet wie Mantra bietet deinen Teams eine Social-Media-ähnliche Timeline, die es ihnen viel einfacher macht, Diskussionen anzuregen und Feedback zu generieren. Auf einer intuitiven Oberfläche, wie sie den meisten Leuten aus ihrer eigenen Internetnutzung vertraut ist, haben sie die schnelle und unkomplizierte Möglichkeit, Status-Updates aus ihren Projekten und Arbeiten zu teilen, Ideen vorzustellen, Unterstützung zu suchen und breite, teamübergreifende Rückmeldungen dazu zu erhalten.
Dieser Austausch findet transparent und asynchron an einem zentralen Ort statt. Und hierin liegt viel Potenzial, richtig produktive Diskussionen anzustoßen und wertvolle Resonanz einzusammeln, ganz ohne auf Videocalls zurückzugreifen.
Ideenfindung
Synchrone Brainstorming-Sessions gehören zu den nutzlosesten Erfindungen, die Menschen im Arbeitskontext je hatten. Mal ehrlich: Wie oft bist du schon aus solchen Terminen gekommen mit dem Gedanken, schlicht Zeit verschwendet zu haben? Der Quasi-Befehl “Hab eine Idee!” hat noch nie funktioniert, introvertierte Menschen sind im Nachteil, der offizielle Rahmen und der Druck ersticken produktives Nachdenken eher als es zu fördern – und die beste Erwiderung fällt uns sowieso immer dann ein, wenn das Gespräch vorbei ist, ist es nicht so?
Ja, natürlich willst du die Kreativität deiner Teammitglieder streicheln, und selbstverständlich haben die Teammitglieder wunderbare Einfälle, doch der Rahmen eines synchronen Brainstormings ist denkbar ungeeignet, um sie an die Oberfläche zu befördern.
Mit einem gut adaptierten Intranet auf Basis von Confluence kannst du das Instrument der gemeinsamen Ideenfindung wirklich effektiv nutzen. Bereite eine Confluence-Seite mit ein paar Hintergründen und deiner Intention vor und lade die Leute im Intranet zur Teilnahme ein. Dieser asynchrone Ansatz hat den Vorteil, dass die Beteiligten in ihrem eigenen Tempo arbeiten können, dass der Druck eines offiziellen Meeting-Rahmens entfällt und dass Zeit ist, um tatsächlich über das Thema nachzudenken und sich mit ihm auseinanderzusetzen. Das erhöht die Chancen massiv, dass dein Team schließlich gute Ideen erntet.
Status-Meetings
Was geschieht in einem Status-Meeting? Informationen, die längst in digitalen Tools wie Jira, Jira Service Management und Confluence erfasst und dokumentiert sind, werden noch einmal aufgewärmt. Klar, der durchaus sinnvolle Zweck besteht darin, alle Stakeholder auf einen gemeinsamen Stand zu bringen und möglichst ein Alignment zu schaffen. Aber müssen dafür etliche Personen eine Stunde lang gemeinsam in einem physischen oder virtuellen Raum sitzen? Status-Meetings sind habitualisierte Relikte aus einem analogen Zeitalter.
Wenn du stattdessen das Confluence-Intranet nutzt, um die betreffenden Informationen zusammenzufassen, bringst du die Beteiligten auf einen gemeinsamen Nenner, ganz ohne sie zu einem Meeting zusammenzutrommeln. Dabei greift dir wahlweise die native KI Atlassian Intelligence unter die Arme, indem sie dir hilft, die Inhalte auszuformulieren und präzise darzustellen. Auch für dich als Owner der Seite ist die Aufbereitung also so zeitsparend und effizient wie irgend möglich.
Falls du bestimmte Details ausführlicher darstellen möchtest, greifst du am besten auf Atlassian Loom zurück und erstellst rasch eine hochqualitative Videoaufnahme von dir und deinem Screen, die sich die Beteiligten zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt ansehen können. So schaffst du Transparenz und umfassende Information ohne synchrone Besprechungen.
Sollen die Statusinformationen nicht nur im kleinen Kreis, sondern auf breiter Ebene geteilt und gestreut werden? Dann nutze dafür die News-Funktion von Mantra; sie erlaubt es dir, mit wenigen Handgriffen eine Intranet-Nachricht zu erstellen und sie an prominenter Stelle zu veröffentlichen. Damit entsteht gleichzeitig die Chance, Feedback einzusammeln und die Informationen aus unterschiedlichen Blickwinkel zu betrachten.
Lassen wir an dieser Stelle kurz die Bilder sprechen. Hier ist ein kompakter Eindruck von Mantra in 100 Sekunden:
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Asynchrone Kommunikation muss trainiert werden
Die genannten Beispiele zeigen doch recht gut, wie ein modernes Intranet auf Basis von Confluence Cloud Teile der synchrone Kommunikation in asynchrone Bahnen lenken kann. Und jedes Meeting, das dadurch obsolet wird, ist eine Entlastung für deine Teammitglieder und eine Ersparnis für dein Unternehmen.
Aber natürlich wird ein Intranet die synchrone Kommunikation in deiner Organisation nicht radikal ausmerzen wie ein Mähdrescher. Das ist auch gar nicht das Ziel, denn sie hat ja ihre Daseinsberechtigung und ihren Sinn. In agilen Prozessen spielt der persönliche Austausch eine essenzielle Rolle. Kurze, konzentrierte Meetings unter zwei oder drei Fachleuten zu einem klar umrissenen Thema können zweifellos gute Ergebnisse bringen. Und ohne Frage ist die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht eine tragende Säule einer guten Kultur. Es kommt also immer auf den Kontext an.
4 Best Practices, um asynchrone Kommunikation zu stärken
Die Herausforderung besteht darin, das habitualisierte Element, das “Haben wir schon immer so gemacht!”, zu überwinden und Echtzeit-Kommunikation möglichst nur dann zu nutzen, wenn der Kontext und die Ziele es erfordern. Hier sind ein paar Best Practices, um die asynchrone Zusammenarbeit stärker in den Fokus zu rücken:
- Wirf mit deinem Team doch mal einen kritischen Blick in den geteilten Kalender. Wahrscheinlich werdet ihr Termine identifizieren können, deren Ziele sich verlustfrei auf asynchrone Weise ebenso gut oder effizienter erreichen lassen! Als Anreize winken Zeitersparnis und die Entzerrung der Terminflut, ohne dass die Zusammenarbeit leidet.
- Probiert Dinge aus. Was in der einen Organisation nicht funktioniert, kann in der anderen wunderbar klappen – und umgekehrt. Jedes Team und jedes Umfeld ist anders. Wo verursacht der Umstieg auf asynchrone Methoden Reibung und Probleme, und warum? In der Antwort auf den zweiten Teil der Frage liegt vermutlich schon die halbe Lösung.
- Haben sich bestimmte Maßnahmen oder asynchrone Praktiken als besonders hilfreich erwiesen? Dann ist es wertvoll, sie zentral zu sammeln und zu dokumentieren, damit andere Teams daraus Impulse ziehen können. Das Intranet ist ein hervorragender Ort, um über diese Ideen zu diskutieren und neue methodische Perspektiven zu entdecken.
- Nichts ist ohne Preis zu haben: Ein Plus an asynchroner Kommunikation bedeutet zwangsläufig mehr Arbeit in Systemen wie Confluence und Jira und mehr Präsenz im Intranet. Die Dokumentation und die Herstellung von Transparenz muss deinem Team in Fleisch und Blut übergehen.
Du hast noch nicht mit Mantra gearbeitet, dem Social Intranet für Confluence Cloud? Dann besteht eine weitere empfehlenswerte Best Practice darin, die App jetzt aus dem Atlassian Marketplace zu laden und in Sekundenschnelle eine erste Version aufzusetzen, mit der du die Möglichkeiten entdecken kannst.
Und natürlich zeigt dir unser Entwicklungsteam die Möglichkeiten von Mantra gerne im Detail: Klicke dir rasch einen persönlichen Demotermin!
